Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Казначейское сопровождение в 2023 году – подсказки для заказчика». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Поставщики и подрядчики — это организации, которые поставляют предприятию необходимые ему товарно-материальные ценности или оказывают различные услуги. Первым документом, с которого начинается сотрудничество с поставщиком или подрядчиком является договор.
Структура плана счетов
План счетов для коммерческий компаний представляет собой схему, которая позволяет регистрировать и группировать факты деятельности — активы, обязательства, финансовые и хозяйственные операции и т.д.
В плане счетов зафиксированы счета первого порядка (синтетические). У каждого из них имеется название и номер.
Синтетические счета могут быть:
- активными — сальдо дебетовое, увеличение всегда по дебету, а уменьшение по кредиту;
- пассивными — сальдо кредитовое, увеличение всегда по кредиту, а уменьшение по дебету;
- активно-пассивными — сальдо может быть и дебетовым, и кредитовым, увеличение и уменьшение также может быть как по дебету, так и по кредиту.
Проверка расчетов с дебиторами
При выявлении у учреждения на отчетную дату сумм дебиторской задолженности ревизор:
1. Проводит анализ учетной политики в отношении порядка отражения (признания) в бухгалтерском учете дебиторской задолженности по расчетам, в том числе по отражению обеспечительных платежей, залоговых операций.
2. Проводит проверку всех записей в регистрах бухгалтерского (бюджетного) учета по расчетам с дебиторами, произведенных на основании первичных учетных (оправдательных) документов, оформленных в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, на предмет их своевременного отражения в учете и правильной оценки.
3. Проводит анализ операции по списанию дебиторской задолженности по расчетам с дебиторами, устанавливает наличие (отсутствие) случаев необоснованного списания дебиторской задолженности.
4. Проводит проверку осуществления учреждением инвентаризации расчетов с дебиторами. При этом обращается внимание на то, что выявленные в результате инвентаризации отклонения своевременно и в полном объеме отражены в бухгалтерском (бюджетном) учете и отчетности.
Документы учета расчетов с поставщиками
Договор с поставщиком должен содержать такую информацию:
- реквизиты обеих сторон;
- срок действия и/или сумма договора;
- предмет договора (товар и/или услуга);
- порядок и сроки предоставления товаров и/или услуг;
- порядок расчетов, документооборота и сверки между двумя организациями;
- порядок урегулирования споров и разногласий, а также штрафные санкции.
В зависимости от порядка расчетов, описанного в договоре, следующим документом, оформляемым в процессе взаимодействия предприятия с поставщиком, является счет-фактура (если речь идет о предоплате) или накладная/акт выполненных работ.
Счета-фактуры выписывают поставщики для того, чтобы контрагент на их основании мог оплатить за товары или услуги.
Накладная — это документ, сопровождающий поступление товарно-материальных ценностей на предприятие.
Учет обязательств на счетах группы 300 00 000 «Обязательства»
При заключении договоров с поставщиками и подрядчиками учреждение принимает на себя обязательства по их исполнению. Учет расчетов по таким договорам ведется на соответствующих счетах аналитического учета счета 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам». Если договором предусмотрена предварительная оплата, то применяется счет 0 206 00 000 «Расчеты по авансам выданным». На этих счетах отражаются операции:
- по принятию обязательств перед поставщиками и подрядчиками при фактическом исполнении последними условий договора;
- по оплате обязательств в рамках заключенных договоров (в том числе авансов).
Обязательства учреждения являются расходами учреждения, которые классифицируются по кодам видов расходов и КОСГУ в соответствии с Указаниями о применении бюджетной классификации РФ .
Какие применяются субсчета
Стандартно рабочим планом счетам могут к счету открывать субсчета:
- Авансы выданные — здесь показываются сведения по расчетам, когда компания осуществляет предварительное перечисление по заключенным договорам.
- Срочные — показываются расчеты с поставщиками, по отгрузке ТМЦ которых срок оплаты еще не подошел.
- Расчеты по векселям выданным — используется если оплата за поставленные товары осуществляется с помощью векселей.
- Расчеты по неотфактурованным поставкам — показывается поступление товара от поставщика без оформленных на поставку документов.
- Расчеты по документам, оплата по которым просрочена — очень важно вести учет просроченной кредиторской задолженности. Внутри субсчета могут формироваться субсчета с обозначением периодов (до 45 дней, 45- 90 дней, свыше 90 дней).
Экономическая суть осуществления расчетов
Формы расчетов, приведенные выше, благополучно применяются в компаниях, однако даже наиболее современные методики не исключают необходимость в осуществлении аналитического учета. Это связано с тем, что за состоянием расчетов и недопущением увеличения размера долга требуется постоянный надзор, так как значительное увеличение:
- Дебиторского долга над дебиторским может послужить причиной снижения фин. устойчивости фирмы;
- Кредиторского долга над дебиторским может стать причиной потери платежеспособности.
Счет используют для учета расчетов с контрагентами. Долг компании за приобретенные товары или услуги фиксируют по кредиту. Например, компания получила от поставщика сырье, значит бухгалтер сделает проводку:
Дт 10 Кт 60 — получены товары от контрагента
Таким образом, у компании увеличился запас сырья, и вырос долг перед поставщиком, так как сырье еще не оплачено. По дебету задолженность снижается, например из-за оплаты счета за сырье. Тогда бухгалтер делает проводку:
Дт 60 Кт 51 — оплачен счет поставщика
Счет 60 — активно-пассивный. На конец периода может быть остаток по дебету или кредиту. Сумма по дебету означает, что ТМЦ были оплачены авансом, и поставщик еще их не передал. По кредиту — это долг компании перед контрагентом.
При проведении проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками контролеры запрашивают:
-
устав, учетную политику учреждения;
-
сформированные за проверяемый период формы бухгалтерской (бюджетной) отчетности;
-
журналы операций расчетов с поставщиками и подрядчиками за проверяемый период и приложенные к ним первичные учетные документы;
-
оборотные ведомости по счетам 0 206 00 000, 0 302 00 000;
-
аналитические данные по счетам 0 206 00 000, 0 302 00 000;
-
контракты (договоры) поставки товаров, выполнения работ, возмездного оказания услуг;
-
акты выполненных работ, оказанных услуг, накладные на поставку товаров;
-
акты инвентаризации (сверок) расчетов.
На основании анализа представленных проверяющим внутренних локальных актов, регистров бухгалтерского учета, первичных учетных документов, аналитических сведений проводится проверка:
-
правового основания заключения контрактов, договоров и их исполнения (проверка соблюдения требований Закона о контрактной системе, Закона о закупках товаров, работ, услуг, ГК РФ и требований других законодательных актов);
-
расчетов перечисленных авансов (соблюдение в контракте размера авансового платежа, установленного законодательством РФ, правовое основание наличия по счету 0 206 00 000 суммы дебиторской задолженности и др.);
-
достоверности и законности совершения расчетно-платежных операций;
-
соответствия первичных учетных документов, приложенных к журналам операций, требованиям законодательства РФ;
-
соответствия расчетов, отраженных на счетах бухгалтерского (бюджетного) учета и отчетности, фактам хозяйственной жизни проверяемого учреждения;
-
правового основания возникновения дебиторской, кредиторской задолженности у учреждения;
-
списания сумм дебиторской и кредиторской задолженности;
-
мер, принимаемых для взыскания дебиторской и погашения кредиторской задолженности, а также наличия актов сверки расчетов с дебиторами и кредиторами.
Первичные документы для бухгалтерского учета поставщиков
Участок расчетов с поставщиками работает в двух направлениях: «мы что-то у поставщиков покупаем» и «мы рассчитываемся за покупки». Для каждого направления у нас свои первичные документы.
1.Первичные документы от поставщика к нам
Договор
Один из самых первых документов – это договор купли-продаж, который заключается между фирмами. Однако его может и не быть, а фирмы сотрудничают. В практике я заметил, когда налоговая проверяет наше предприятие и заостряет внимание на отсутствие договора, тогда наша фирма заключает его с поставщиком.
В любом случае, договор это страховка каждого участника, поставщика и нашей фирмы, от всяких неприятных дел одних или других. Например, нам поставщик что-то поставил или оказал . Или же, мы поставщику наперед заплатили, чтобы он нам поставил/привез, например, товары. А поставщик взял и «забыл» про нас. В общем, договор, это юридический документ, описывающий обязательства двух сторон и последствия за невыполнение.
Счет на оплату от поставщика
Второй документ от поставщика – это счет на оплату, где указывается, что конкретно мы покупаем, сколько это стоит и банковские реквизиты. Этот документ не несет никакой юридической силы, а несет лишь справочную информацию. При этом такой документ служит основой для оплаты. Т.е. наше предприятие если решит оплатить, то основанием платежа укажет реквизиты счета: номер такой-то, от числа такого-то, от контрагента такого-то, на сумму такую-то.
План счетов для счета учета расчетов с поставщиками
Теперь настало время заглянуть в план счетов и посмотреть на 60 счет, на его характеристики и подумать, что нам это дает.
Как видите, бухгалтерский счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» имеет несколько субсчетов и субконто. Для нас сейчас интерес представляют счет 60.1 и 60.2. Почему?
Потому что эти два субсчета разделяют информацию на «Актив» и «Пассив», посмотрите на буквы А и П. Разделяется информация так, что наши долги перед поставщиком обязательно должны быть на 60.1 счете (потому, как «П»). А вот если мы платим наперед, т.е. даем аванс – то должны уже указать 60.2.
Если у нас есть долг перед поставщиком, и мы платим немного больше, то сначала закроем 60.1, а остаток пойдет на аванс, т.е. на 60.2.
Теперь еще одно самостоятельное задание. Напишите, как будет называться задолженность на 60.1 и на 60.2 счетах.
Расчеты с дебиторами и состав дебиторской задолженности
В настоящее время в условиях большой конкуренции многие субъекты хозяйствования широко применяют в своей деятельности такие виды расчетных операций, как рассрочка платежей, поэтапное погашение оговоренной суммы и т.п. Но при этом необходимо учесть, если время поставки продукции не совпадает со временем получения оговоренной за нее денежной суммы, то появляется дебиторская задолженность.
Если рассматривать бухгалтерский баланс предприятия, дебиторская задолженность входит в состав активов, то есть имущества. По своей сути она является частью имущества организации, которая принадлежит ей на праве собственности, однако находится у других лиц – хозяйствующих субъектов. Предполагается, что в будущем эта задолженность будет погашена денежными средствами или же с помощью бартера поставкой товаров (оказанием услуг, выполнением работ).
В теории бухгалтерского учета уже сформулировано значительное количество определений дебиторской задолженности с различных точек зрения. Так, Ф.Н. Филина определяет рассматриваемую категорию следующим образом: «Дебиторская задолженность — это сумма долгов, причитающихся предприятию, от юридических или физических лиц в итоге хозяйственных взаимоотношений с ними». Ю.А. Бабаев предлагает следующее определение: «Под дебиторской задолженностью понимают задолженность другой организации, работников и физических лиц данной организации». Иными словами, это задолженность покупателей за купленную продукцию, подотчетных лиц за выданные им под отчет денежные суммы и др.».
Дебиторскую задолженность, как можно заметить на рисунке 1, делят по видам задолженности и по срокам образования.
Расчеты с поставщиками и подрядчиками предполагают возникновение в учете дебиторской и кредиторской задолженности.
Дебиторская задолженность — это сумма обязательств, причитающихся учреждению со стороны других организаций, а также граждан, являющихся их должниками, дебиторами. В бухгалтерском учете под дебиторской задолженностью, как правило, понимаются имущественные права, представляющие собой один из объектов гражданских прав. Для учета дебиторской задолженности при расчетах с поставщиками и подрядчиками обычно используется счет 0206 00000 «Расчеты по выданным авансам».
Кредиторская задолженность — это денежные средства, временно привлеченные учреждением, подлежащие возврату юридическим или физическим лицам, у которых они заимствованы и которым они не выплачены. В учете государственного (муниципального) учреждения указанная задолженность сконцентрирована на счетах 030220000 «Расчеты по работам, услугам», 0 302 30000 «Расчеты по поступлению нефинансовых активов».
Следовательно, объектом проверки будет вся информация, связанная с использованием перечисленных счетов, отражаемая в регистрах бухгалтерского учета.
Бухучет расчетов с поставщиками и подрядчиками
Термин «поставщики» бухгалтерский учет трактует, как все контрагенты предприятия, поставляющие ТМЦ или оказывающие услуги/работы. Если сделка не относится к разовой, взаимоотношения должны иметь юридический статус, который достигается путем заключения договора. Основные требования к оформлению контрактов содержит ГК – стат. 455, 506 и др. Если партнер – иностранное лицо, на подобные сделки распространяются международные правила расчетов.
Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками и покупателями подразделяет заключаемые сделки на 2 категории:
- По приобретению имущественных прав на товары, материалы, продукцию, ТМЦ и пр. – заключаются договора мены, купли-продажи, переуступки, другие.
- По выполнению работ/услуг – заключаются договора подряда, оказания услуг, НИОКР, выполнения работ, подачи света/газа, другие.
Проверка расчетов с поставщиками и подрядчиками ведется на конец отчетного периода – месяц, квартал, год путем выявления долгов, составления и подписания актов сверки. При несовпадении моментов отгрузки/оплаты формируется кредиторская/дебиторская задолженность. Первая показывает выполнение договорных условий по отгрузке предмета сделки поставщиком, вторая – отражает объем авансовых расчетов покупателя до исполнения обязательств продавца.
Бухгалтерские проводки
Расчеты с поставщиками и подрядчиками предполагают использование следующих проводок:
- ДТ60.2 КТ51. Перечисление аванса поставщику.
- ДТ10.1 КТ60.1. Принятие к вычету заказанной продукции.
- ДТ19 КТ60.1. Отражение НДС по купленной продукции.
- ДТ76 КТ60.1. Выставление претензии по недостаче продукции.
- ДТ60.1 КТ60.2. Зачет аванса.
- ДТ10.1 КТ76. Допоставка продукции.
- ДТ19 КТ76. Отражение НДС по допоставке.
- ДТ68 КТ76. Использование права на поставку НДС с аванса к вычету. Основанием процедуры является счет-фактура.
- ДТ08 КТ60.1. Принятие к учету оказанной услуги.
- ДТ19 КТ60.1. Отражение НДС по оказываемым услугам.
- ДТ60.1 КТ51. Оплата остатка суммы по услугам.
- КТ76 КТ68. Восстановление НДС с аванса.
В рамках расчетов с контрагентами возможен взаимозачет однородных требований. Это одна из форм погашения обязательств. Зачет встречного аналогичного требования регулируется статьей 410 ГК РФ. Если оба участника соглашений имеют долг перед друг другом, обязательства могут быть уменьшены на размер меньшей задолженности. Взаимозачет не проводится в случаях, оговоренных в статье 411 ГК РФ. К примеру, это долг по алиментам, компенсации за ущерб здоровью. Взаимозачет отражается этой проводкой: ДТ19 КТ60.1.