Отдел закупок: цели, функции, оценка и мотивация

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отдел закупок: цели, функции, оценка и мотивация». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Закупочная деятельность — это определенный вид деятельности в системе маркетинга, связанный с процессом управления обменом произведенным предприятием товарами и услугами, с покупателем, оплачивающим последние по оговоренной цене.

Этапы закупочной логистики

Закупочный процесс условно делится на 6 этапов, которые и отражают его сущность:

1. Выявление потребности. Все основные и сопутствующие процессы предприятия должны снабжаться ресурсами для выполнения различных задач и функций. Поэтому отдел снабжения уточняет у остальных подразделений компании, чего именно им сейчас не хватает для бесперебойной деятельности и получения качественного результата работы.

2. Исследование рынка. Бизнес-процесс закупки материалов начинается с анализа перечня доступных поставщиков и существующих предложений.

3. Выбор контрагентов. Отдел снабжения оценивает репутацию и коммерческие предложения поставщиков, выясняет опыт сотрудничества с компанией у других клиентов, если это возможно.

4. Закупка. Стороны согласовывают условия сделки, оформляют договор и реализуют цикл поставки сырья, материалов или товаров.

5. Учет претензий и брака. Оценивается, насколько контрагент соблюдает сроки поставок, насколько качественный товар получила компания. Отдел снабжения проверяет, есть ли материалы, которые нужно заменить или вернуть, и каков процент брака.

6. Распределение ресурсов. Часть сырья, материалов или товаров направляется на складское хранение, а другая часть передаётся сотрудникам по мере производственной необходимости.

Понятие и сущность закупок, их роль и значение

Целью закупочной деятельности является удовлетворение потребностей торговой организации в товарах с максимально возможной экономической эффективностью. Эта цель может быть достигнута при соблюдении следующих условий:

• 1) выдерживание обоснованных сроков закупки товаров;
• 2) обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них;
• 3) соблюдение требований правил торговли по качеству товаров.

Закупочная деятельность — это определенный вид деятельности в системе маркетинга, связанный с процессом управления обменом произведенным предприятием товарами и услугами, с покупателем, оплачивающим последние по оговоренной цене.

Функции отдела закупок

Отдел закупок является подразделением, где принимаются решения о приобретении товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщиков, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д. Внутренними потребителями результатов деятельности службы закупок являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется закупаемая продукция.

Важность этого подразделения в структуре торговой компании трудно переоценить, как трудно переоценить и важность правильно организованной закупочной логистики для работы всего предприятия.

В принципе закупка ресурсов в компании может быть построена централизованно или децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие разных структурных подразделений будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает свои потребности, чем кто-либо другой. Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее.

Тем не менее у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют этот подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел закупок с полномочиями приобретения ресурсов в интересах всех подразделений торгового предприятия.

Специалисты отдела закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии с заявками, полученными от внутренних потребителей, или же самостоятельно отслеживают возникновение потребности в ресурсах. Внутри самого отдела закупок операции, составляющие бизнес-процесс «Закупка», часто подвергаются дальнейшей специализации с целью развития профессионализма менеджеров по закупкам.

Закупочные центры крупных розничных торговых сетей обычно состоят из подразделений, ответственных за закупки какой-либо части товарного ассортимента. Распределение ассортимента между подразделениями часто происходит по принципу сходства характеристик товаров. Такое распределение труда позволяет закупщикам накопить максимум знаний о своем товаре. Чем крупнее компания-ритейлер, тем уже специализация работников в ее закупочном центре.

В небольшой компании, где отдел закупок представлен одним человеком, естественно, никакого разделения функций не будет.

Работа с поставщиками, а именно закупки являются для компании источником поступления товара, от четкой работы менеджеров по закупкам (или закупщиков) во многом зависит величина прибыли и успешность магазина. Поэтому работа отдела должна быть организована так, чтобы приносить прибыль, т.е. сотрудники должны уметь правильно и выгодно закупать товар. [7.с.59]

Для того чтобы предложить покупателям пользующийся спросом товар, необходимо обладать информацией о поставщиках и их товарном ассортименте. Поставщиков можно классифицировать по различным признакам. Так, по территориальному признаку выделяются:

• местные поставщики — поставщики, которые расположены внутри соответствующего города или области;
• региональные поставщики — поставщики, расположенные внутри соответствующего региона;
• внерегиональные поставщики — отечественные поставщики, расположенные за пределами региона;
• зарубежные поставщики — поставщики, расположенные за пределами страны.

Канал распределения — совокупность фирм или отдельных лиц, которые принимают на себя или помогают передать кому-то другому право собственности на конкретный товар при его движении от производителя к потребителю. По сути, это путь, по которому товары продвигаются от производителя к конечному потребителю. [4. с.345]

По месту поставщика в каналах распределения выделяются:

• поставщики-изготовители — производственные предприятия разных отраслей, выпускающие потребительские товары;
• поставщики-посредники (организации оптовой торговли) — организации, закупающие товары у изготовителей и оптовых посредников для их последующей реализации.

К поставщикам-посредникам относятся:

• оптовые предприятия федерального, регионального и местного значения различной специализации, занимающиеся оптовой торговлей и использующие переход к ним права собственности на товары;
• посреднические структуры, не использующие в своей деятельности перехода к ним прав собственности на товары (комиссионеры, агенты, брокеры);
• организаторы оптового оборота (оптовые ярмарки, аукционы, оптовые рынки и т.д.).

Выбор поставщика – очень важный процесс в закупочной работе. Существует множество критериев оценки поставщика, проанализировав которые удастся выбрать оптимальный вариант.

Грамотную организацию закупочной деятельности сегодня необходимо рассматривать как одно из конкурентных преимуществ.

Общие сведения. Полное фирменное название – Клининговая компания «Чистяковъ» действующая в юридическом поле ИП Татаринова Л.В.

Цели и виды деятельности Компании. Основная цель организации – извлечение прибыли.

Деятельность данной организации направлена на оказание клининговых услуг, как для физ.лиц, так и для юр.лиц. Предоставляемые услуги:

Для физ.лиц

• Генеральная уборка квартиры;
• Генеральная уборка коттеджей;
• Поддерживающая уборка квартиры;
• Поддерживающая уборка коттеджа;
• Уборка квартир после ремонта;
• Послестроительная уборка коттеджей;
• Мытье окон в квартире;
• Химчистка мягкой мебели;
• Химчистка ковровых покрытий;

Для юр.лиц

• Генеральная уборка офиса;
• Поддерживающая уборка офиса;
• Послестроительная уборка офиса;
• Мытье окон в офисе;
• Мытье фасадов;
• Химчистка мебели и ковровых покрытий;
• Очистка крыш от снега и наледи;
• Дезинфекция, дезинсекция и дератизация жилых, офисных и производственных помещений;

Основные функции Компании – своевременное и качественное оказание услуг в сфере клининга на основе достигнутых с заказчиками договоренностей.

Основными заказчиками компании являются: ФГБОУ ВО «РЭУ им. Г. В. Плеханова»; АО «Концерн «Созвездие»; Администрация городского округа Город Воронеж; ТОГБУ «ДЭАЗ»; Группа компаний «ЭФКО», АО «МОЛВЕСТ», Банк «БКС», Банк «Уралсиб», Центральный Банк РФ и др.

Цели и задачи управления

1. Обеспечить постоянные поставки сырья для непрерывного производства. Простои оборудования и персонала увеличивают издержки компании и снижают выручку за счет уменьшения объемов производства.
2. Создать небольшой объем запасов сырья, который позволит продолжать производство товаров некоторый период при отсутствии поставок. Например, если ваши поставщики удалены территориально, поставки бывают редко, возможны срывы сроков по вине поставщика или в результате форс-мажорных ситуаций.
3. Искать, анализировать и выбирать поставщиков с минимальными ценами при соблюдении требований по качеству сырья.

Для успешного выполнения коммерческих операций по закупкам товаров оптовые базы должны систематически заниматься выявлением и изучением источников закупки и поставщиков товаров. Коммерческие работники должны хорошо знать свой экономический район и его природные богатства, промышленность, сельское хозяйство, производственные возможности и ассортимент вырабатываемых изделий на промышленных предприятиях.

Важная роль в коммерческой работе отводится изысканию дополнительных ресурсов из местного сырья, продукции кооперативной промышленности, подсобных, фермерских хозяйств, продукции индивидуальной трудовой деятельности. Коммерческий аппарат оптовых баз должен выявлять возможности развития новых видов производства и восстановления старых забытых промыслов, особенно художественных, вести учет и повседневно регистрировать производителей товаров, еще не связанных договорными отношениями с базой, готовить предложения по вопросам увеличения производства нужных товаров, расширения ассортимента, улучшения качества.

Коммерческим работникам следует посещать производственные предприятия (поставщиков-изготовителей) с целью ознакомления с производственными возможностями предприятия, объемом и качеством выпускаемой продукции, а также участвовать в совещаниях с работниками промышленности, в работе оптовых ярмарок, выставок — просмотрах новых образцов изделий.

Коммерческим работникам необходимо постоянно следить за рекламными объявлениями в средствах массовой информации, специализированных изданиях, за биржевыми сведениями, проспектами, каталогами. Формирование товарных ресурсов является предметом постоянной работы торгового аппарата оптовых баз. В рыночных условиях формы и методы этой работы претерпели существенные изменения. Главные изменения заключаются в том, что на смену методам централизованного распределения товарных ресурсов пришла рыночная практика свободной купли-продажи товаров по ценам спроса и предложения. Поэтому коммерческая инициатива торговых работников по вовлечению в товарооборот максимальных товарных ресурсов с целью получения необходимой прибыли должна сочетаться с заботой о конечных покупателях, учетом их платежеспособности, недопущением неоправданного роста цен, предоставлением населению возможности приобрести товары по доступным ценам.

К источникам поступления товаров относят отрасли народного хозяйства, вырабатывающие различные товары народного потребления (сельское хозяйство, предприятия АПК, предприятия легкой, пищевой, мясомолочной продукции, рыбного хозяйства, ВПК, тяжелой промышленности и др.). К поставщикам товаров относят конкретные предприятия различных источников поступления, т. е. тех или иных отраслей народного хозяйства, различных сфер производственно-экономической деятельности, вырабатывающих товары и услуги.

Учитывая большое многообразие поставщиков товаров, их можно классифицировать на несколько групп по различным признакам (функциональным, территориальным, формам собственности, ведомственной принадлежности и др.) (см. рисунок).

ООО «Нижегородское» является торговым предприятием, поэтому основу торгово-технологическ го процесса на нем составляет процесс продажи товаров покупателям в супермаркете «Профи».
В технологический процесс входят такие операции, как фасовка, упаковка товара, выкладка продукции на стеллажи и в холодильные витрины работниками торгового зала, а также все стадии приобретения различных категорий товаров.
Рассмотрим процесс обслуживания условного покупателя, который проходит все стадии торгово-технологичес ого процесса, т.е. приобретает товары различных категорий.
Основные стадии технологического процесса на предприятии ООО «Нижегородское»:
1. Выбор товара на открытых стеллажах. Процесс выбора определенного вида товаров на открытых стеллажах составляет 8 минут. В супермаркете установлены так называемые, полочные стеллажи производства компании «Штрих-М» и «Евростиль». В них продукция хранится на специальных полках или поддонах. Все металлические стеллажи имеют базовую полку 500 мм, а остальные устанавливаемые полки 400 и 300 мм. Они позволяют выложить достаточно большое количество товара, и с ними удобно обходится покупателю. Стеллажи из ДСП используются для выкладки хлебобулочных изделий. По типу предназначения все стеллажи, установленные в супермаркете, разделяются на хлебные, кондитерские, овощные и другие виды торговых стеллажей.
2. Следующей стадией торгово-технологичес ого процесса является выбор товаров в холодильной камере. Этот процесс длится 6 минут. В магазине установлены традиционные встроенные холодильные витрины «Полюс», «Айсберг», холодильные шкафы «Polair». В холодильных витринах выкладываются полуфабрикаты, заморозка, колбасные изделия, молочная продукция, овощи. В холодильных шкафах расположены сыры.
3. Завес товаров, выбранных покупателем в холодильных витринах. Если покупатель самостоятельно выбрал товар (овощные витрины), то он производит завес товара самостоятельно с помощью весов. Если выбран товар из витрины с колбасными изделиями, то завес выполняет продавец при помощи весов. Эта стадия составляет 1,5 — 3минуты из-за возможного образования очередей.
4. После того, как товар из витрины выбран и завешен, его необходимо упаковать в целлофановые пакеты, бумажные пакеты или в стрейч пленку. Процесс упаковки длится 1 мин.
5. Следующая стадия торгово-технологичес ого процесса – приобретение сопутствующих товаров на кассе. Покупатель может приобрести такие товары как жевательная резинка, шоколадный батончик, сигареты, а также гигиенические салфетки, платочки, одноразовую посуду. Данный процесс длится 1 минуту.
6. Расчет за покупку может осуществляться как наличными средствами, так и с помощью пластиковой карты. Кассир осуществляет расчет с помощью контрольно-кассового аппарата ККМ АМС-100-МК. В результате совершения покупки клиент получает чек. Данная стадия технологического процесса длится 7 минут.
Таким образом, длительность технологического цикла на предприятии ООО «Нижегородское» составляет 24,5-27,5 минут. Длительность цикла определяется по опытным данным, т. к. данные процессы не нормируются.

Совершенствование системы закупок на предприятии необходимо для увеличения объема товарооборота, снижения издержек на закупку и хранение товара, а значит и для улучшения финансового состояния и увеличения эффективности деятельности.
Наиболее высокие затраты связаны с нарушением поставщиками договора поставки, сбоями при доставке товара и несоответствием товара заявленному качеству.
Поэтому предприятию ООО «Нижегородское» необходимо разработать мероприятия по совершенствованию закупочной работы с целью уменьшения издержек обращения и увеличения прибыли.
Исходя из данных, полученных при анализе закупочной деятельности ООО «Нижегородское», можно предложить следующие мероприятия по совершенствованию закупок предприятия:
1. Смена поставщика слабоалкогольных напитков по причине неисполнения нынешним поставщиком ООО «Планета Алко» обязательств по договору поставки, сбоев при доставке товара. Данное мероприятие позволит сократить издержки, связанные с хранением товаров, а также уменьшить убытки, которые получает предприятие вследствие срыва поставок.
2. Изменение способа закупки товаров. Основным способом закупки продукции на предприятии ООО «Нижегородское» является закупка товара мелкими партиями. При таком способе очень высока вероятность заказа избыточного количества товаров и необходимость оплаты всего количества товаров, определенного в заказе. Таким образом, увеличиваются издержки на хранение товаров, возрастает объем порчи продуктов. Также предприятию не всегда легко оплатить все количество товара определенное в заказе. Поэтому для некоторых групп товаров можно производить закупки по котировочным ведомостям. Котировочные ведомости составляются ежемесячно, а по некоторым товарам еженедельно, и включают следующие сведения: полный перечень товаров; количество товаров, имеющихся на складе; требуемое количество товаров. Преимущества данного метода – это ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование и хранение, своевременность поставок.
3. Создание отдела, планирующего закупки. Это мероприятие позволит сократить нагрузку менеджера, занимающегося планированием закупочной деятельности, увеличить его производительность труда, а также позволит проводить более тщательный отбор поставщиков, организовывать повседневный контроль исполнения договоров и хода поставок товара.
4. Изменение частоты завоза в магазин кисломолочной продукции и овощей. Остатки кисломолочной продукции и овощей на день завоза довольно велики и составляют. Вследствие этого, а также из-за недостаточной мощности холодильного оборудования увеличиваются потери товаров при хранении. Изменение графика завоза товаров из данных групп позволит сократить издержки на хранение, освободить место на складе для хранения других видов товаров.
5. Использование для доставки товаров, заказываемых мелкими партиями, собственный транспорт. Некоторые виды товаров предприятие закупает по мере необходимости мелкими партиями на оптовых ярмарках. В этом случае предприятию приходится арендовать грузовой транспорт для доставки товара. Приобретение собственного транспорта позволит уменьшить расходы на доставку таких видов продукции в магазин.

Сущность, цели и функции закупочной логистики

Закупочная логистика — это деятельность, отвечающая за управление потоком товаров (или сырья) для снабжения предприятия ресурсами в максимально короткие сроки с наибольшей коммерческой выгодой.

Она отвечает на вопросы:

1. Что закупить?
2. Сколько закупить?
3. У кого закупить?
4. На каких условиях закупить?

Любому человеку, думающему как заработать деньги, и решившему открыть свой бизнес в сфере торговли, необходимо заняться организацией закупочной логистики!

Рассматривать закупочную логистику можно с точки зрения расположения ее на трех разных уровнях:

1. Макрологистический — связь между предприятиями, полная цепочка «поставщик — потребитель».
2. Микрологистический — как подразделение предприятия, выполняющее его цели и задачи.
3. Самостоятельная система — закупочная логистика выступает как связь собственных элементов, которые мы более подробно рассмотрим ниже.

Основная цель закупочной логистики — создание надежной системы поставки материальных ценностей в организацию для удовлетворения спроса с максимальной эффективностью (лучшее качество по минимальным ценам).

Можно выделить и более частные цели, за которые отвечает закупочная логистика:

1. Организация беспрерывного потока товаров (сырья) в организацию;
2. Понимание запросов подразделений, использующих закупаемые материалы;
3. Поиск поставщиков и налаживание отношений с ними;
4. Закупка продукции;
5. Обеспечение приемлемой цены и оптимальных условий поставок;
6. Поддержание необходимых запасов;
7. Отслеживание текущих условий на рынке (ожидаемого роста цен, уровня конкуренции в бизнесе, появления нового продукта или сезонного изменения спроса).

Иногда закупочную логистику называют также логистикой снабжения, а на предприятии отдел закупок заменяет служба снабжения. Понятие «снабжение» подразумевает более широкий спектр выполняемых функций, оно отвечает за закупки, экспедирование, складирование и управление запасами.

Снабжение не обязательно занимается закупкой материальных ценностей, например, оно так же может брать их в аренду. Однако, несмотря на эти различия, чаще эти понятия выступают как синонимы.

Сущность, задачи и функции закупочной логистики

Тема 6. Механизмы закупочной логистики

Закупочная логистика — это процесс обеспечения предприятий материальными ресурсами, размещения ресурсов на складах предприятия, их хранения и выдачи в производство.

Она опре­деляет, что, сколько, у кого и на каких условиях закупить и как реализовать принцип системности, т. е.

синхронизировать за­купки с производством и сбытом, а также деятельность пред­приятия с поставщиками.

• Цель закупочной логистики — обеспечение предприятия матери­альными ресурсами с максимальной экономической эффективно­стью. Эта цель может быть рассмотрена в трех случаях в зави­симости от того, на каком уровне детализации рассматривать отдел закупок:
• • в первом случае отдел закупок обеспечивает интеграцию пред­ приятия в макрологистическую систему посредством работы с поставщиками;
• • во втором — отдел закупок, являясь элементом логистической системы предприятия, должен согласованно действовать в це­пи снабжение — производство — сбыт;

• в третьем случае отдел закупок — самостоятельная система. Следовательно, для успешной деятельности он должен удовле­творять принципам логистики. Эффективная деятельность от­дела во многом зависит от соответствия его принципу систем­ности, грамотной системной организации.

1. Рассмотрим два подхода к организации службы снабжения на предприятии:
2. — традиционный (характерен для предприятий оте­чественной промышленности);
3. — логистический.

При традиционном подходезатруднена реализация принципа системности при обеспечении предприятия ресурсами. Задачи закупочной логистики решаются различными подразделениями предприятия.

Задачи, что закупить и сколько закупить, возло­жены на управление по материальным ресурсам и решаются дирекцией по производству.

Они же занимаются выполнением работ по организации складирования приобретенных ресурсов.

Задачи же, у кого закупить и на каких условиях, решаются управлением по закупкам. Это управление по закупкам зани­мается заключением договоров, контролем за их исполнением и организацией доставки закупленных ресурсов. Такое разде­ление между различными службами сильно усложняет эффек­тивную реализацию функций закупочной логистики.

Данный недостаток устранен при логистическом подходек ор­ганизации службы снабжения. Все задачи логистики закупок возложены на дирекцию по материально-техническому снаб­жению.

Она управляет тремя подразделениями, которые зани­маются: управлением запасами (решение задач, что и сколько закупить), закупками (решение задач, у кого и на каких усло­виях закупить, заключение и контроль за исполнением догово­ров, организация доставки закупленных ресурсов) и складиро­ванием (организация складирования закупленных ресурсов).

Такая структура позволяет использовать методы логистики для оптимизации движения материального потока в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами.

• Цели закупочной логистики достигаются путем выполнения ряда задач, которые можно разделить на две части: информацион­ные задачи и задачи реализации. Эти группы задач состоят из следующих подзадач:
• 1) информаиионных:
• • определение продуктов и услуг, которые лучше приобрести на стороне, — задача «сделать или купить»;
• • поиск, оценка и выявление лучших поставщиков, цен, спосо­бов доставки продуктов и услуг — задача выбора поставщика;
• 2) задач реализаиии:
• • соблюдение обоснованных сроков закупки сырья и ком­плектующих;
• • обеспечение точного соответствия между количеством по­ставок и потребностями в них;
• • соблюдение требований производства по качеству сырья и комплектующих.
• Общей проблемойдля большинства компаний является опреде­ление порядка осуществления производственной программы: путем прочного, но не всегда экономически эффективного обеспече­ния материалами либо задержки выпуска продукции в связи с затратами дополнительного времени на закупку экономически выгодных материалов.

Организация закупочной деятельности оптового предприятия на товарном рынке

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ,

СТАТИСТИКИ И ИНФОРМАТИКИ (МЭСИ)

Кафедра Маркетинга и Коммерции

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Коммерческая деятельность»

на тему: «Организация закупочной деятельности оптового предприятия на товарном рынке»

Выполнил студент

группы ДМК-201 Чистяков Андрей Дмитриевич

Москва,2013

ВВЕДЕНИЕ

Закупочная работа является основой коммерческой деятельности в торговле. В основном с нее начинается вся коммерческая работа.

По своей экономической природе закупки представляют собой оптовый товарооборот, который осуществляется субъектами торговой деятельности с целью последующей перепродажи закупленных товаров.

Правильно организованные оптовые закупки дают возможность сформировать необходимый торговый ассортимент товаров для снабжения населения или розничной торговой сети, осуществлять воздействие на производителей товаров в соответствии с требованиями покупательского спроса, обеспечивают эффективную работу торгового предприятия.

Актуальность выбранной темы обусловлена современным состоянием организации закупочной деятельности в торговле, которая претерпела существенные изменения в условиях рыночной экономики. Данные изменения состоят в том, что на смену фондовому распределению товаров при плановой централизованной системе управления экономикой, системе централизованного прикрепления покупателей к поставщикам, твердых государственных цен, неравенства хозяйствующих субъектов, жесткой регламентации поставок товаров, отсутствия самостоятельности, инициативы, предприимчивости коммерческих работников пришла эпоха свободных рыночных отношений, которые характеризуются:

• свободой выбора партнера, контрагента по закупке товаров;
• множественностью источников закупки (поставщиков);
• равноправием партнеров;
• саморегулированием процессов поставки товаров;
• свободой ценообразования;
• конкуренцией поставщиков и покупателей;
• экономической ответственностью сторон;
• инициативой, самостоятельностью и предприимчивостью коммерсанта по закупке товаров.

В современных условиях, при рыночной экономике существует множество факторов, которые усложняют процесс закупок. Такие факторы, как увеличение ассортимента товаров, повышение объема товарооборота, повышение требований к самой культуре торговли увеличивают роль процесса закупок в организации торговли.

Сейчас на рынке ассортимент автомобильной продукции, а также автозапчастей невероятно широк. Повышаются требования покупателей к ассортименту и качеству товаров. А обеспечить бесперебойное снабжение торговых предприятий в этих условиях невероятно трудно.

Целью данной работы является изучение закупочной деятельности на примере торгового предприятия «В-Моторс», занимающегося закупкой, хранением и реализацией автозапчастей и расходных материалов для шиномонтажа.

Функции и обязанности отдела снабжения

Все функции, которые выполняет отдел снабжения в организации, можно распределить по трем основным группам.

1. Планирование. Отдел снабжения занимается тем, что изучает нужды предприятия и предложения, имеющиеся в данный момент на рынке, прогнозирует потребность компании в ресурсах, рассчитывает потребность в сырье и материалах, с учетом лимита на отпуск каждому цеху, оптимизирует производственные запасы.

2. Организация. Отдел анализирует различные источники поступления материальных и иных ресурсов, выбирает оптимальный, заключает договора поставки и обеспечивает производственные участки, цеха и отдельные рабочие места всем необходимым. В эту же группу функций входит организация хранения некоторого количества запасов ресурсов, которые могут понадобиться для бесперебойной работы предприятия в течение некоторого времени, если вдруг кто-то из поставщиков не сможет вовремя выполнить поставку.

3. Контроль. Отдел снабжения отслеживает выполнение обязательств по поставкам товаров, осуществляет проверку комплектности и качества поставляемых ресурсов, контролирует движение и наличие запасов на складах. При необходимости, им выдвигаются претензии в отношении поставщиков и логистических фирм, отвечающих за доставку.

На крупных предприятиях работу службы возглавляет начальник отдела снабжения, подчиняющийся коммерческому директору. Руководитель занимается тем, что координирует работу всего отдела.

Как сделать работу отдела снабжения более эффективной

Рассмотрим несколько способов эффективной организации работы отдела снабжения. Существует несколько основных методик.

1. Планирование. Статистика показывает, что примерно две трети задач отдела снабжения не могут быть выполнены вследствие ошибок в текущем планировании. Имеет смысл составлять планы на минимальный срок и приобретать такое количество ресурсов, которое понадобится в ближайшее время. Это особенно важно в кризисное время: закупки должны оформляться таким образом, чтобы избежать излишков ТМЦ на складе.

Если нет излишков запасов – нет необходимости ими управлять, отслеживать и т.д. Чтобы избежать чрезмерного накопления, закупки должны проводиться точно в оговоренный срок. Если срок доставки каких-то товаров превышает один месяц, для этих изделий формируется свой перечень с примерными сроками поступления товаров на склад. Одна из обязанностей снабженцев – сделать все возможное, чтобы данные материалы были на складе в указанную дату.

2. Работа с поставщиками. Цель каждой компании – получение максимальной прибыли. Отдел снабжения на заводе и предприятии занимается тем, что постоянно отслеживает и анализирует предложений от различных рыночных поставщиков, отслеживание акций. Есть долгосрочные договора на поставку, которые устраивают обе стороны. Изменять или нарушать их не рекомендуется. Если же компания сотрудничает с поставщиком исключительно по причине того, что поставками занимается школьный друг снабженца, при этом на рынке есть и более интересные предложения – вывод очевиден. Аналогично – если поставщик в одностороннем порядке изменил график поставки, завысил цену и т.д. В этом случае компания имеет право расторгнуть договор.

Стоит обратить отдельное внимание на возможность партнерских отношений. Если поставщик и покупатель работают несколько лет, они склонны идти на взаимные компромиссы в различных вопросах.

3. Контроль остатков. Излишки материалов, которые хранятся на складе и не понадобятся в ближайшем будущем, можно перепродать. При условии, что они не понадобятся для других направлений бизнес-деятельности предприятия.

Если есть вероятность, что материалы могут понадобиться в дальнейшей работе, а их хранение не требует существенных затрат, их можно оставить на складах. В распоряжении крупных производственных компаний есть не только центральный склад, но и отдельные складские помещения для цехов и участков, куда можно перевезти часть материалов, предназначенных для конкретных работ.

Отдел снабжения контролирует работу главного склада. Все материальные ресурсы ставятся на приход в центральное хранилище. В целях обнаружения нарушений и неучтенных запасов необходимо проводить периодическую инвентаризацию.

4. Работа с персоналом. Работа с персоналом – это способ добиться максимальной эффективной работы с помощью перераспределения рабочих обязанностей, дополнительной мотивации и контроля сотрудников. В целом, у отдела закупок не всегда есть даже собственный начальник: в небольших и средних компаниях, если сотрудники получают приказы и распоряжения непосредственно от руководства компании или назначенного представителя, не всегда есть должность начальника отдела продаж.

Для мотивации сотрудников разрабатывается схема, определяющая заработную плату специалистов в зависимости от различных критериев работы и эффективности. Таковыми критериями могут быть условия и цены закупок, показатели мониторинга рынка и многое другое. Единственное условие – разработанная схема должна быть прозрачна и понятна каждому сотруднику.

Похожие записи:

• Пособие на третьего ребенка в 2023 году
• Помощь многодетным семьям в 2023 году
• Как получить ветерана труда и право на соцподдержку