Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция бухгалтера по первичной документации: образец заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Функции данного документа — утвердить перечень трудовых обязанностей для бухгалтера по первичке. Работник будет в курсе, какими действиями будет ограничена сфера его деятельности, какими правами он будет обладать и какие санкции будут грозить за допущение ошибок с его стороны.
Компания сама решает, какие должностные обязанности будут у работника, поскольку должности бухгалтера по первичке нет в Квалификационном справочнике, утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37, и в Общероссийском классификаторе профессий, утв. Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 №367.
Круг трудовых функций можно подготовить на основании профстандарта «Бухгалтер». Он закреплен Приказом Минтруда России от 21.02.2019 №103н. В документе можно найти те действия, которые можно поручить бухгалтеру по первичке, и именно на основе их составить должностную инструкцию.
Обязанности специалиста
Должностные обязанности специалиста — это пункт должностной инструкции, являющийся основным как для разработчика, так и для работодателя и самого сотрудника. Важно понимать, что именно этот пункт будет регулировать ежедневную работу специалиста, вносить в неё коррективы, а иногда и становиться причиной конфликтов, если составить его неправильно. Какие обязанности бухгалтера по первичной документации являются ключевыми?
- ведение бухгалтерского учета;
- организация финансовой дисциплины в рамках предприятия;
- обеспечение других сотрудников и, в первую очередь, руководящих лиц, информацией по бухгалтерской отчетности;
- ведение расчетов с покупателями и поставщиками, оформление соответствующей документации;
- разработка всей необходимой для ведения внутренней бухгалтерской отчетности документации;
- формирование книги продаж и покупок, а также журналов и счетов-фактур;
- хранение всей проведенной бухгалтерской отчетности в течение периода, установленного локальными актами.
Обязанности бухгалтера по первичной документации должны отражать специфику предприятия, в рамках которого осуществляется профессиональная деятельность специалиста.
Особенности должностной инструкции
Можно выделить несколько особенностей должностной инструкции, которыми должен обладать каждый грамотно составленный документ. Первой и важнейшей особенностью является повышение качества работы сотрудника, а также стабилизация контролирующей функции его отношений с начальством. Еще одна особенность заключается в том, что должностная инструкция обеспечивает равномерную загрузку всех работников предприятия.
Наконец, именно должностная инструкция позволяет контролировать процесс реализации профессиональных задач в соответствии с законодательством, действующим на территории страны. Только должностная инструкция сотрудника упорядочивает его деятельность и гарантирует соблюдение всех установленных правил и норм как со стороны работодателя, также и со стороны сотрудника.
В данном разделе содержатся основные сведения о должности, на которую разработана инструкция (в данном случае — о бухгалтере по первичной документации). Так, в инструкции потребуется указать:
- Группу персонала, к которой относится бухгалтер (специалист).
- Требования к должности (образование или курсы, стаж работы, опыт работы с программами и т.п.).
- Порядок приема на работу (например, «принимается на работу приказом генерального директора по представлению начальника отдела реализации»).
- Место должности бухгалтера в структуре подразделения (кому подчиняется непосредственно и прямо).
- Перечень основных документов, которые должен знать и которыми должен руководствовать бухгалтер при работе.
Бухгалтер по «первичке»: плюсы и минусы профессии
Каждая профессия по-своему уникальна и имеет как плюсы, так и минусы. Этот вопрос весьма субъективный, ведь сколько людей, столько и мнений. Если кому-то нравится сосредоточенная работа с цифрами, то другому по душе хирургия или косметология. Выделить преимущества и недостатки работы с «первичкой» довольно непросто, но мы попробуем это сделать.
Итак, к минусам этой профессии можно отнести:
- При приеме на работу соискателю необходимо предоставить большое количество документов, подтверждающих его профессиональные навыки (диплом об образовании, сертификаты о прохождении компьютерных курсов, курсов повышения квалификации и многие другие).
- Уровень средней заработной платы у бухгалтеров по первичной документации по стране не слишком высок, несмотря на сложность этой профессии.
- Большой объем обязанностей.
Первая группа обязанностей работника
Представленный специалист действительно обладает громадным количеством обязанностей. Привести их все в полном объеме вряд ли удастся. К тому же функции бухгалтера в различных организациях могут значительно варьироваться или отличаться. Итак, что же прописывает должностная инструкция работника? Какие именно существуют должностные обязанности бухгалтера?
- Функциональные обязанности по проведению всех видов финансовых операций в рамках собственной квалификации.
- Обработка всех существующих документов (получение, оформление, заверение и счетные действия).
- Работы со специальными программами, обработка данных при их помощи.
- Разработка новых документальных форм, их оформление и некоторые другие обязанности.
Нет «первички» — нет поставки
Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» гласит, что каждый факт хозяйственной жизни организации или предпринимателя следует фиксировать в первичных документах. Они являются подтверждением фактической передачи товаров либо иных ценностей одной стороны сделки другой. При их отсутствии невозможно однозначно утверждать, что продавец передал товары покупателю.
Примеров тому в судебной практике немало, и вот один из них. Компания-продавец обратилась в суд с требованием заставить покупателя перечислить плату за поставленный ему товар. В качестве подтверждения поставки истец предъявил выставленные им счета-фактуры.
Однако судьи продавца не поддержали. Он не предоставил ни одного первичного документа, который бы подтвердил факт поставки. Счет-фактура подписывается продавцом в одностороннем порядке, поэтому таковым является не может. Вот если бы продавец принес в суд подписанные покупателем накладные, вероятнее всего, это в корне бы изменило дело.
Обоснование: постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 05.06.2017 № Ф07-4084/2017.
Функции и обязанности
Одним из важных пунктов инструкции являются должностные обязанности бухгалтера по первичной документации. Как ясно из названия должности, этот специалист работает с первичными документами организации – обычно это означает высокую степень загруженности и ответственности. Согласно профессиональному стандарту, получить эту должность может сотрудник с профессиональным образованием, требуемый стаж работы составляет не менее трех лет.
В должностной инструкции прописываются следующие обязанности сотрудника:
- проведение финансовых операций в рамках полученной квалификации. Сотрудник отвечает за приемку и обработку первичной документации;
- обработка информации с помощью специального программного обеспечения;
- выполнение счетных операций, получение, оформление и заверение документов;
- участие в инвентаризационных мероприятиях;
- подготовка письменных соглашений, договоров с контрагентами, актов оказания услуг и иных видов документов;
- подготовка новых форм документации по заданию руководителя.
Требования к специалисту
Должностная инструкция разрабатывается с учетом особенностей выполняемых трудовых функций. В 2021 году требования к квалификации, обязанности бухгалтера на первичку в должностной инструкции следует описывать в соответствии с ЕКСД, если отсутствуют специальные отраслевые условия, установленные законодательством или нормативно-правовыми актами. При наличии таковых работодатель использует профстандарт 08.002 «Бухгалтер». Порядок применения и обязательное использование профстандартов введено ФЗ № 122 от 02.05.2015 и зафиксировано в ст. 195.3 ТК.
Требования к специалисту по работе с первичной документацией в бухгалтерии в ЕКСД и профстандарте различны. В ЕКСД они выше и по уровню образования, и по стажу.
Требования к бухгалтеру
Приведем основные требования к бухгалтеру, предъявляемые работодателями:
-
Высшее профильное образование;
-
Знание российского законодательства в области налогообложения и бухгалтерского учета;
-
Гражданство РФ;
-
Уверенное владение ПК, знание офисных программ и 1С;
-
Опыт работы от 1-2 лет;
-
Если предстоит работа в международных компаниях, то требуется знание МСФО (международной системы финансовой отчетности);
-
Если работодатель осуществляет внешнеэкономическую деятельность (ВЭД), то требуется знание валютного, таможенного законодательства, а также документов по ВЭД.
Бухгалтер по первичной документации есть далеко не везде. Зачастую функции этого специалиста необходимы для очень крупных предприятий или организаций, где существует целый штаб или отдел. по прописывает специальная должностная инструкция. Сам же специалист находится в подчинении у главного бухгалтера.
В чем именно заключается работа рассматриваемого специалиста? Как уже ясно из наименования самой профессии, работник осуществляет трудовую деятельность с документами, являющимися первичными. Сюда можно отнести накладные (как приходного, так и расходного вида), счета, оплаты, различные сертификаты и т. д. Необходимо заносить все сведения об этих документах в специальный реестр или базу, после чего оформлять новые акты. Таким образом, обязанности бухгалтера по первичной документации довольно обширны, а потому и сама работа является сложной.
II. Должностные обязанности
В обязанности бухгалтера входит:
1. Принятие к учету первичных учетных документов о фактах хозяйственной жизни экономического субъекта:
— Составление (оформление) первичных учетных документов
— Прием первичных учетных документов о фактах хозяйственной жизни экономического субъекта
— Выявление случаев нарушения ответственными лицами графика документооборота и порядка представления в бухгалтерскую службу первичных учетных документов и информирование об этом руководителя бухгалтерской службы
— Проверка первичных учетных документов в отношении формы, полноты оформления, реквизитов
— Систематизация первичных учетных документов текущего отчетного периода в соответствии с учетной политикой
— Составление на основе первичных учетных документов сводных учетных документов
— Подготовка первичных учетных документов для передачи в архив
— Изготовление копий первичных учетных документов, в том числе в случае их изъятия уполномоченными органами в соответствии с законодательством Российской Федерации
— Обеспечение данными для проведения инвентаризации активов и обязательств экономического субъекта в соответствии с учетной политикой экономического субъекта
2. Денежное измерение объектов бухгалтерского учета и текущая группировка фактов хозяйственной жизни:
— Денежное измерение объектов бухгалтерского учета и осуществление соответствующих бухгалтерских записей
— Регистрация данных, содержащихся в первичных учетных документах, в регистрах бухгалтерского учета
— Отражение в бухгалтерском учете результатов переоценки объектов бухгалтерского учета, пересчета в рубли выраженной в иностранной валюте стоимости активов и обязательств
— Составление отчетных калькуляций, калькуляций себестоимости продукции (работ, услуг), распределение косвенных расходов, начисление амортизации активов в соответствии с учетной политикой экономического субъекта
— Сопоставление результатов инвентаризации с данными регистров бухгалтерского учета и составление сличительных ведомостей
3. Итоговое обобщение фактов хозяйственной жизни:
— Подсчет в регистрах бухгалтерского учета итогов и остатков по счетам синтетического и аналитического учета, закрытие оборотов по счетам бухгалтерского учета
— Контроль тождества данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета
— Составление оборотно-сальдовой ведомости и главной книги
— Подготовка пояснений, подбор необходимых документов для проведения внутреннего контроля, государственного (муниципального) финансового контроля, внутреннего и внешнего аудита, ревизий, налоговых и иных проверок
— Предоставление регистров бухгалтерского учета для их изъятия уполномоченными органами в соответствии с законодательством Российской Федерации
— Систематизация и комплектование регистров бухгалтерского учета за отчетный период
— Передача регистров бухгалтерского учета в архив
— Изготовление и предоставление по требованию уполномоченных органов копий регистров бухгалтерского учета
— Отражение в бухгалтерском учете выявленных расхождений между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета
Должностные обязанности
Специалист по работе с документами обязан:
- Осуществлять подготовку необходимых документов.
- Осуществлять учёт и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.
- Обеспечивать приём, учёт, регистрацию, контроль исполнения и сохранность принимаемых документов.
- Обеспечивать своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ по поручению руководства.
- Осуществлять регистрацию, рассылку и хранение приказов.
- Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.
- Осуществлять контроль за выполнением требований к оформлению, регистрации и учёту организационно-распорядительной документации.
- Принимать и отправлять письма, бандероли, посылки.
- Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
Первая группа обязанностей работника
Представленный специалист действительно обладает громадным количеством обязанностей. Привести их все в полном объеме вряд ли удастся. К тому же функции бухгалтера в различных организациях могут значительно варьироваться или отличаться. Итак, что же прописывает должностная инструкция работника? Какие именно существуют должностные обязанности бухгалтера?
- Функциональные обязанности по проведению всех видов финансовых операций в рамках собственной квалификации.
- Обработка всех существующих документов (получение, оформление, заверение и счетные действия).
- Работы со специальными программами, обработка данных при их помощи.
- Разработка новых документальных форм, их оформление и некоторые другие обязанности.
Для начала главбух должен иметь должностную инструкцию. В ней подробно описывается функционал и обязанности, входящие в его компетенцию. Но бухгалтерия наука не такая уж точная, как может показаться. В зависимости от сферы деятельности, масштаба компании, особенностей организации бизнеса и требований руководства перечень обязанностей может существенно различаться.
Обратимся к законодательству. Есть два документа, которые дадут вам практически исчерпывающий ответ — Закон о бухучете (№ 402-ФЗ от 06.12.2011) и Профстандарт «Бухгалтер» (утв. Приказом Минтруда от 21.02.2019 № 103н). В первом указаны требования к должности для некоторых организаций (страховые, НПФ, управляющие компании и ряд других), например, к стажу и образованию. Если вы устраиваетесь на работу в такое учреждение, то будьте добры соответствовать.
Некогда было повысить квалификацию? Сейчас самое время! Пройдите тест и получите скидку до 50% на обучение в Школе главбуха на упрощенке.
Пройти тест и записаться на курс
Профстандарт в свою очередь расписывает трудовые функции, знания и умения достаточно подробно. Именно его будем использовать как эталон требований к главбуху. К примеру, вы должны ориентироваться в законодательстве:
- о бухгалтерском учете, налогах, статистике, архивном деле;
- в социальном и медицинском страховании, пенсионном обеспечении;
- знать 115-ФЗ, ГК, ТК, таможенное, валютное, бюджетное законодательство РФ.
Причем знания должны быть не просто голой теорией. Вы должны их применять практически. Ориентироваться в спецрежимах, льготах, налоговых схемах, законной оптимизации, особенностях импорта-экспорта, обращении с наличной выручкой, кассовой дисциплине и т.п.