Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что изменилось в новой справке 2-НДФЛ 2021?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Справки по своим работникам обязаны представлять в налоговый орган все организации и ИП, которые осуществляют выплаты в их пользу и удержание налога. В отношении своих доходов предприниматели справки не представляют.
Для чего нужна справка 2-НДФЛ?
Сотрудники также вправе запросить справку 2-НДФЛ у работодателя для целей подтверждения своих доходов в следующих случаях:
- представления декларации в налоговый орган для получения налогового вычета;
- подачи документов для оформления визы для посещения государства, где установлен визовый порядок въезда;
- предоставления в банк для одобрения запрашиваемой суммы кредита;
- для органов опеки и попечительства при усыновлении ребенка;
- подачи пакета документов для получения льгот и т.д.
Выдача справки о доходах по форме 2-НДФЛ является обязанностью работодателя при увольнении сотрудника по любой причине. В остальных случаях она подготавливается на основании личного заявления работника в трехдневный срок. Причем такой период установлен не налоговым законодательством, а Трудовым кодексом в статье 62.
Раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода»
В Разделе 2 отражаются данные о суммах начислений и удержаний налога, ставки налога и налоговая база.
Вот эти данные:
- ставка налога;
- общая сумма дохода;
- налоговая база;
- сумма налога исчисленная;
- сумма фиксированных авансовых платежей;
- сумма налога удержанная;
- сумма налога перечисленная;
- сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом;
- сумма налога, не удержанная налоговым агентом.
Если заполняете формы 2-НДФЛ с признаком 2 или 4:
- в поле «Общая сумма дохода» нужно указать сумму начисленного и фактически полученного дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом, отраженную в Приложении;
- в поле «Сумма налога исчисленная» нужно указать исчисленную, но не удержанную сумму налога;
- в полях «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная» и «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» указывайте нулевые показатели;
- в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» нужно указать исчисленную сумму налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде.
Форма 2-НДФЛ присутствует практически в каждом перечне документов, который прилагается к заявлениям на предоставление налогового вычета, на получение кредита, для подтверждения права на соцльготу и прочее. Для человека далекого от работы с бумагами бывает не сразу понятно, что требуют от него чиновники. Расшифровка аббревиатуры упрощает понимание:
- НДФЛ (налог с доходов физических лиц) – показывает, что документ имеет отношение к размеру заработка работников и суммам удержанного подоходного налога;
- цифра 2 – указывает порядковый номер формы в альбоме фискальной отчетности (к примеру, по состоянию на 2021 год актуальными остались отчеты 3-НДФЛ, 4-НДФЛ и 6-НДФЛ).
Эта справка предоставляется физлицом в ряде случаев. Запросить образец 2-НДФЛ могут в кредитно-финансовых организациях, налоговой инспекции и других учреждениях. Расшифровывается 2-НДФЛ как «налог с дохода физического лица». Справка является способом уведомления фискальных органов о заработке конкретного гражданина и налогах, уплаченных с прибыли. Обязанность оформлять и передавать документ в налоговую лежит на работодателе. Как правило, этим вопросом занимается финансовый отдел предприятия. Если гражданину потребуется предъявить справку в банке или любом другом месте, ему следует обратиться за получением образца 2-НДФЛ непосредственно в бухгалтерию своего предприятия. На оформление документа обычно требуется 2-3 дня.
Ошибки при заполнении параграфов справки
Оформление документа предполагает использование стандартного бланка. Не допускаются зачеркивания, подчеркивания, использование белого корректора и цветного маркера. Самые распространенные ошибки, которые допускают бухгалтера при составлении документа:
- Неправильно указан формат даты выдачи документа. Правила допускают следующий стандарт: Число. Месяц. Год.
- Некорректно заполнено поле «налоговый агент». В данном параграфе должна стоять виза (подпись) сотрудника бухгалтерии, уполномоченного для выдачи документа. Виза проставляется только синими шариковыми чернилами, и не закрывается мокрой печатью.
- Нахождение печати допускается только в определенном месте «М.П». Реквизиты штампа должны четко просматриваться и быть однородными.
Любые технические огрехи, неправильность в заполнении параграфов бланка может привести к тому, что справка будет признана недействительной.
В третьем разделе приводятся помесячные сведения о доходах, выплаченных физическому лицу, указанному во втором пункте справки 2-НДФЛ.
В поле % над таблицей ставится процент налоговой ставки, по которой облагаются указанные ниже доходы — 13% для российских граждан (с 2022 года эта ставка разделяется на две: 13% по доходам в пределах 5 млн. руб. и 15% — свыше 5 млн. руб.).
В таблице приводятся данные в разрезе каждого месяца:
- порядковый номер месяца от 1 до 12;
- код дохода (берется здесь), если в месяце было несколько видов начислений, то для каждого заполняется отдельная строка;
Некоторые распространенные коды доходов:
- сумма дохода, соответствующая указанному коду;
- код вычета (берется здесь);
- сумма вычета — не включаются вычеты, указанные в разделе 4 справки 2-НДФЛ.
Форма справки 2-НДФЛ, оформляемая нанимателем для ИФНС
Обновленный бланк справки 2-НДФЛ, оформляемой налоговым агентом для ИФНС, представлен Приложением № 5 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/566@ от 02.10.2023. Его изменения коснулись меньше всего. Актуальный бланк справки по-прежнему состоит из пяти разделов, но из него удалены некоторые строки. Обобщая все изменения, следует отметить:
- Теперь в бланк не нужно вносить сведения о признаке, № корректировки, коде ИФНС, а также реквизиты уведомления о вычете.
- В отношении справки 2-НДФЛ для налоговой введено ограничение по форме ее подачи. Начиная с 2023 г. представлять ее в ИФНС на дисках, флешках и прочих носителях не разрешается.
Форма заполняется путем занесения текстовых, цифровых и кодовых показателей. Расшифровка кодов имеется в соответствующих приложениях к распоряжению ФНС, их следует учесть для правильного отображения «зашифрованной» информации. Остальные сведения заносятся по разделам обычным порядком, стандартно.
Первый раздел бланка содержит реквизиты нанимателя (телефон, ОКТМО, ИНН и ФИО для ИП, КПП и сокращенное название для юрлиц). Во втором разделе записывают персональные данные физлица (инициалы, действительный статус, код страны, ИНН, паспортные данные и др.).
Далее указывают информацию по облагаемым доходам (разд. 3), предоставленным вычетам по месту постоянной работы (разд.4) и общим, излишним суммам дохода, а также налога (разд. 5). Справку можно оформить на бумаге либо в электронном виде и подать ее в ИФНС по месту своего учета посредством ТКС.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос №1: За какой период выдается справка 2-НДФЛ работнику?
В общем случае, условно говоря, по умолчанию, такие справки выдают за 6 мес. Но по закону работник вправе затребовать ее за любой период. Наниматель обязан будет ее оформить и выдать по требованию на протяжении 3 раб. дн., как это предусмотрено ст. 62 ТК РФ.
Отказать в оформлении 2-НДФЛ, задержать ее выдачу наниматель не вправе, т. к. подобные действия признаются неправомерными.
Вопрос №2: Нужно ли ИП с работниками представлять справку 2-НДФЛ, предназначенную для ИФНС, за себя?
Нет, не нужно. Согласно действующему законодательству данная форма справки предоставляется раз за год только по работникам. ИП в рассматриваемой ситуации, так же, как и юрлицо, выступает налоговым агентом. На него распространяется общий порядок представления указанной отчетности в ИФНС.
Правила заполнения 2-НДФЛ
При оформлении формы документа используется унифицированный бланк. Он содержится во всех бухгалтерских программах, осуществляющих расчет заработной платы и налогов с начисленных физическим лицам сумм.
- Все сведения, которые содержит справка, должны соответствовать регистрам налогового учета. Начисление в одном периоде (календарном году) сумм физическому лицу, которые облагаются по разным налоговым ставкам, требует заполнение соответствующих разделов справки (3-5) раздельно по каждой ставке.
- Если форма не поместилась на одном листе, то формируется многостраничный документ. Каждый лист при этом подписывается руководителем или доверенным лицом и главным бухгалтером. Печать проставлять не требуется.
- Документ состоит из пяти разделов, заполнение каждого мы рассмотрим подробнее.
Когда справка 2-НДФЛ не сдается?
Справку по форме 2-НДФЛ не требуется представлять в следующих случаях:
- Когда произведены выплаты, не облагаемые налогом на доходы. По Налоговому кодексу к таким относятся пособия по беременности и родам, алименты и т.д.
- Работнице, находящейся в декретном отпуске и не получающей заработную плату произведена выплата материальной помощи или подарок в размере, не превышающем 4 тысячи рублей. Эти выплаты освобождены от НДФЛ.
- При покупке организацией у своего работника имущества. В соответствии со ст.226 НК налог не подлежит исчислению и удержанию, а также отражению в 2-НДФЛ. Физическое лицо обязано самостоятельно отчитаться о полученном доходе в виде налоговой декларации по форме 3-НДФЛ.
- С выплат, произведенных предпринимателю, отчитывается в ИНФС он сам. При этом организация предварительно должна запросить у ИП следующие документы: ИНН, ЕГРП, а также БСО в подтверждение полученных средств.
Раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода»
В Разделе 2 отражаются данные о суммах начислений и удержаний налога, ставки налога и налоговая база.
Вот эти данные:
- ставка налога;
- общая сумма дохода;
- налоговая база;
- сумма налога исчисленная;
- сумма фиксированных авансовых платежей;
- сумма налога удержанная;
- сумма налога перечисленная;
- сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом;
- сумма налога, не удержанная налоговым агентом.
Если заполняете формы 2-НДФЛ с признаком 2 или 4:
- в поле «Общая сумма дохода» нужно указать сумму начисленного и фактически полученного дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом, отраженную в Приложении;
- в поле «Сумма налога исчисленная» нужно указать исчисленную, но не удержанную сумму налога;
- в полях «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная» и «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» указывайте нулевые показатели;
- в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» нужно указать исчисленную сумму налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде.
Справка содержит большое количество информации о работнике, его месте работы, доходах и исчисленных налоговых платежах.
Состав документа включает следующие сведения:
- Дату составления и период, за который она оформляется;
- Указание на первичность/вторичность (если справка будет содержать какие-то ошибки или неточности, то придётся регистрировать её под следующими номерами корректировки);
- Информацию о той компании, которая осуществляет выплаты за сотрудника (именуется она налоговым агентом);
- Сведения о форме реорганизации компании;
- Признак справки. 1 – начисленный налог был удержан; 2 – если это не представилось возможным; 3 – если налог удержал правопреемник; 4 – если это невозможно было сделать;
- Данные о самом работнике, включая записи из паспорта;
- По каждому месяцу перечисляются доходы, облагаемые той или иной ставкой (здесь также указывается суть дохода, обозначенная специальным кодом);
- Вычеты, применяемые в отношении сотрудника (указывается сумма и соответствующая кодировка, обозначающая повод для вычета);
- Суммарный доход (складываются цифры за каждый месяц);
- Налогооблагаемую сумму (та часть доходов, которая будет участвовать в начислении ставки. Из общего дохода минусуют положенные вычеты);
- Значение налога, который подлежит уплате за работника в бюджет страны;
- Подпись составителя документа (форма заполнения не предусматривает подпись самого сотрудника).
Кому нужно сдавать справку по форме 2 НДФЛ?
Предприятия, зарегистрированные в качестве работодателей, ИП и юрлица, перечислившие в календарном году деньги гражданам по различным договорам, включая дивиденды, сдают в территориальные налоговые органы отчёты по измененным правилам и на новом бланке 2-НДФЛ за 2021 г. Справка о доходах формируется на всех получателей платежей.
Организация или ИП выступает налоговым агентом, приобретает обязательства по удержанию подоходного налога у гражданина и перечисления в госбюджет. Из установленного правила по сдаче отчётов существуют исключения, при котором можно не отчитываться:
- Проведены операции, не подлежащие обложению подоходным налогом. Например: физическому лицу вручены ценности по цене до 4 тыс. руб., иных выплат не производилось.
- Выплачивались деньги гражданам, однако обязанностей НА при этом не возникает: передана сумма продавцу автомобиля по договору купли-продажи, оплачены услуги самозанятого гражданина, индивидуального предпринимателя или нотариуса и другие аналогичные выплаты.
За какой период выдается
Классическим вариантом предоставления справки является календарный год. Именно за этот период работодатель направляет документ в налоговый орган.
Однако, по заявлению сотрудника справка может быть выдана и за другие периоды:
- взять 2-НДФЛ за год можно в любой момент по заявлению у работодателя;
- справка за последние 3 месяца может быть запрошена для банка, где заявитель планирует оформить краткосрочный кредит;
- справка за 6 месяцев также предоставляется обычно для получения кредитов;
- получение справки за 2 года необходимо в случае ухода в отпуск по беременности и родам, так как расчет пособия формируется исходя из средней заработной платы за последние 2 года.
При подаче заявления важно не забыть указать за какой период необходимо сформировать справку.
Как заполнить форму 2-НДФЛ
При заполнении справки следует учитывать:
- что все суммовые показатели (за исключением суммы НДФЛ) отражаются в рублях и копейках. Если копейки в тех или иных суммах отсутствуют, ставят два нуля (раздел I Рекомендаций по заполнению формы);
- НДФЛ отражают в полных рублях. При этом сумму менее 50 коп. отбрасывают, а 50 коп. и более округляют до полного рубля (раздел I Рекомендаций по заполнению формы);
- в справке приводятся все показатели. Отдельные строки (реквизиты) не заполняют только в том случае, если отсутствуют соответствующие данные. Например, если у налогового агента нет контактного телефона, данный реквизит в пункте 1.4 справки не заполняется (раздел II Рекомендаций по заполнению формы);
- в разделе 3 справки не отражаются стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты (раздел III Рекомендаций по заполнению формы);
- подпись налогового агента на справке не должна закрываться печатью (раздел III Рекомендаций по заполнению формы).
В целом порядок заполнения остался прежним за небольшими исключениями.
Новые сроки сдачи в 2020 году
Налогоплательщикам сдавать отчетность по новым формам придется по новым срокам. Теперь последняя дата предоставления отчета не зависит от того, удержан налог с выплаченных доходов или нет. Законодательством определены следующие условия:
- Если налог удержан (признак 1 или 3), значит, организация должна отправить отчет не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. В нашем случае 1 марта выпадает на воскресенье. Предусмотрен перенос на 02.03.2019. Отметим, что ранее для справок с признаком 1 или 3 действовал иной срок — до 1 апреля.
- Налог удержать невозможно (признак 2 или 4) — организация должна отчитаться по таким выплатам до 01.03.2019, действует правило переноса на 02.03.2019.
Если организация находится на стадии ликвидации или реорганизации, то отправить форму 2-НДФЛ в 2020 году следует заранее. Конкретной даты не установлено, но предоставьте сведения в ФНС до внесения окончательных изменений в ЕГРЮЛ (о прекращении деятельности или о регистрации новой компании при слиянии, реорганизации). Такие нормы закреплены в Письме ФНС России от 27.11.2015 № БС-4-11/20731@.
Какие еще документы подтверждают доходы ИП?
Дополнительным доказательством подтверждения доходов для предпринимателей (кроме тех, кто работает на ЕНВД), в случае требования 2-НДФЛ для ИП, является книга учета доходов и расходов. Необходимые страницы с указанием размера доходов можно скопировать и заверить. Также подтверждающими документами являются первичные документы: банковские выписки со счетов, приходные кассовые ордеры, договоры и прочее.
Для ИП, работающих на системе уплаты налога от вмененного дохода, сложнее подтвердить свои доходы, ведь в отчетах таких предпринимателей не указывается сумма реально полученных доходов, да и книгу доходов и расходов они не ведут. Подтвердить доходы таким лицам тоже возможно только в свободной форме, ведь ИП на ЕНВД освобождены от уплаты налога с доходов физлиц и не могут выдать справку 2-НДФЛ в отношении самих себя.
Для подтверждения своих доходов такой предприниматель может предоставить имеющиеся первичные документы и кассовую книгу. Также выходом из положения для такого предпринимателя станет решение вести специальный регистр, в котором он будет фиксировать и систематизировать все полученные документы. При ведении подобного регистра следует брать за основу реквизиты, которые в соответствии с п. 4 ст. 10 закона о бухучете должны обязательно быть в документе.
Систематичное ведение такого регистра с отражением всех поступающих документов поможет ИП с легкостью подтвердить свои доходы как банкам, так и госорганам. Если же потребуется именно справка о доходах по «бюрократической прихоти» органов государственной или муниципальной власти, тогда следует оформить ее в произвольной форме.
Получить предпринимателю справку о доходах, составленную в ИФНС, обычно не представляется возможным, поскольку ни в Налоговом кодексе, ни в методических рекомендациях фискальной службы не содержится норм о подтверждении доходов ИП. До сих пор вопрос об официальном подтверждении доходов ИП на законодательном уровне не урегулирован.