Личное авто для работы: компенсация или аренда

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личное авто для работы: компенсация или аренда». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Использование работником личного автомобиля в рабочих целях необходимо оформлять в виде письменного соглашения, заключаемого между сотрудником и работодателем. Договор компенсации использования личного транспорта может быть дополнительным соглашением к трудовому договору либо отдельным письменным документом.

Порядок списания ГСМ при служебном использовании личного авто

Как именно предприятие должно определять расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство, указано в распоряжении Минтранса АМ-23-р («О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»). Этот документ утвержден Правительством РФ постановлением № 395 от 30.07.2004 года. Согласно этим нормативным документам, сотрудник получает возмещение, если:

• Была оформлена первичная документация по учету расходов ГСМ;

• Составлена ведомость потребления топлива (горюче-смазочных материалов другого вида) в бухгалтерии.

Расчет суммы производимых компенсационных выплат

Расчет компенсации использования личного транспорта, которая выплачивается в фиксированной форме, производится с учетом фактического количества дней использования транспортного средства. При произведении расчетов определяется величина затрат на каждый день как итог деления общей суммы, выплачиваемой ежемесячно, на количество дней использования автомобиля (рабочие дни). Рабочие дни определяются на основании производственного календаря.

Для расчета итоговой компенсации за использование личного транспорта в конце месяца величину ежедневных затрат умножают на количество дней эксплуатации транспортного средства. Если договоренность о начислении и выплате денежных средств составлена в фиксированной сумме, то размер выплачиваемого возмещения устанавливается по предъявляемым документам. Чтобы подтвердить, что выплачиваемая работнику сумма – компенсация за использование личного транспорта по УСН или общей системе налогообложения, необходимо проводить тщательную ежемесячную подборку документов с необходимым составом элементов, которые бы соответствовали требованиям экономической целесообразности.

Бухгалтерский учет операций по расчету компенсаций

В программе 1С компенсация за использование личного транспорта рассчитывается с учетом количества дней эксплуатации средства передвижения. В том случае, когда эксплуатация транспортного средства носит характер постоянного явления в течение длительного времени, она подлежит ежемесячной выплате.

Основанием для издания приказа о выплате денежного возмещения за пользование автомобиля работника является справка-расчет в конце каждого месяца. В сфере бухгалтерского дела движение денежных средств компенсационного типа учитывается по счету № 73.

От того, каков профиль организации и конкретного отделения, к которому относится работник, зависит, к какому счету будут отнесены расходы на компенсационные выплаты. Расходы такого типа для целей бухгалтерского учета включаются в обязательном порядке в статьи расходов организации «Компенсация за использование личного транспорта» (проводка № 73).

Налогообложение выплат компенсации

Обложение налогом сумм, выплачиваемых физическому лицу, зависит от вида договора, заключенного на эксплуатацию транспорта.

Суммы компенсации взамен использования транспорта не подлежат налогообложению НДФЛ и начислению на выплаты страховых взносов. Компенсационные выплаты не облагаются в пределах сумм, обозначенных договором и обоснованных документально. Если между сторонами заключен договор аренды, полученные лицом суммы облагаются НДФЛ в размере 13% для резидентов и 30%, когда арендодателем выступает нерезидент.

Основания для использования личного автомобиля в рабочих целях

Потребность использования автомобиля сотрудника возникает при разъездном характере обязанностей и отсутствии на предприятии достаточного парка транспортных средств (ТС). Возможность перемещения по служебным заданиям на собственном ТС достигается соглашением между руководителем и сотрудником. Работодатель должен издать письменное распоряжение с указанием:

• Характеристик работ, для исполнения которых требуются перемещения. Законодательством не определена частота или продолжительность выездов для определенных видов работ. Работодатель устанавливает график самостоятельно.
• Перечня должностей, при занятии которых необходима работа вне офиса.
• Видов затрат, оплачиваемых работнику.

Необходимость перемещений для ряда работ должна быть связана с регулярным исполнением должностных обязанностей и не носить случайный характер.

Пример об отказе в покрытии затрат. Работнику компании в соответствии с должностной инструкцией вменена ежемесячная обязанность по проверке филиала предприятия. Для перемещения в командировке сотрудник использовал личный транспорт. В просьбе о ежемесячном покрытии расходов лицу было отказано. Расходы на ГСМ по разовым командировкам работнику оплачиваются по авансовому отчету на основании кассовых чеков АЗС.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Кому положена компенсация за использование автомобиля?

Компенсация положена сотрудникам, которые используют собственный автомобиль в рабочих целях, с которыми заключен трудовой договор или соглашение с указанием данного факта, а так же они могут предоставить подтверждающие документы на расходы, связанные с машиной на благо предприятия.

Вопрос №2. Я официально работаю в частной фирме, езжу на машине по доверенности, могу ли я получать компенсационные выплаты на бензин и ремонт?

Да, конечно можете, поскольку вы имеете доверенность на управление транспортным средством, то это приравнивается к личному имуществу, однако, если у налоговой возникнут вопросы по этому поводу, можно обжаловать данный вопрос в судебном порядке.

Вопрос №3. Что выгоднее для предприятия, платить компенсацию за использование автомобиля либо давать премию?

Наиболее оптимальным вариантом является компенсация. Поскольку на премию нужно платить НДФЛ и социальные взносы.

Как документально можно оформить использование личного автомобиля

Для того чтобы при использовании личного автомобиля работника обезопасить и организацию и сотрудника, нужно оформить отношения в письменном виде. Сделать это можно следующими способами:

Подтверждение расходов в случае закрепления возможности компенсации в трудовом договоре или допсоглашении к нему, производится по предоставленным документам на расход. В случае аренды автомобиля один раз составляется договор и акт приема – передачи машины. Этот порядок закреплен в письме Минфина №03-03-06/4/118 от 13.10.2011 года.

Приказ о выплате компенсации за использование личной машины

Для начисления и выплаты компенсации мало получить заявление от работника. Руководитель компании должен издать соответствующий приказ. Такой документ составляется в произвольной форме с учетом всех обязательных реквизитов.

Неотъемлемой частью приказа является его номер и дата.

После этого записывается, на основании чего составлен приказ. Чаще всего здесь прописывается статья 188 ТК РФ и реквизиты трудового договора или дополнительного соглашения к нему.

Далее по пунктам, подробно нужно записать общую суму компенсации в месяц. Какая машина используется в работе и ее основные характеристики. По каким именно расходам начисляется компенсация. В какой день производится выплата и на каких условиях.

Внизу ставится подпись директора, сотрудника бухгалтерии и самого работника.

Оценка работы системы

По мнению экспертов, нормативы, установленные законодательством, привязанные к рабочему объема двигателя, не могут покрыть расходы сотрудников при использовании личного транспортного средства по служебной надобности. Если же размер компенсации будет превышать нормы, то с суммы будет взиматься НДФЛ.

Это означает, что гражданин в любом случае не получит всего объема средств, которые он потратил в поездках на своем авто по рабочей надобности. Из-за этого часто сотрудники отказываются пользоваться собственными машинами.

В результате руководитель вынужден искать альтернативные способы выхода из создавшейся ситуации.

Компенсация за использование личного транспортного средства – возмещение расходов, связанных с амортизацией авто, ее применением в служебных целях. Работодатель обязан покрывать траты на бензин, парковку, ремонт машины. Размер доплат, порядок их предоставления оговаривается заранее и фиксируется в дополнительном соглашении либо других документах.

Способ 2. Компенсация

Этот способ возмещения затрат работникам признает налоговая и фонд социального страхования. Он прямо предусмотрен ст. 188 ТК РФ.

Какие налоги. В расходы по налогу на прибыль можно взять не больше 1 200 рублей. С суммы компенсации не нужно удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Это прямо разрешает п. 3 ст. 217 НК РФ и подтверждают госорганы: письма Минфина от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, Минтруда от 26.02.2014 № 17-3/В-92, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985, ПФР РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260.

Как оформить. Потребуются документы:

1. Соглашение с работником.

По ст. 188 ТК РФ нужно письменное соглашение с работником. Но порядок компенсации не является обязательным условием трудового договора по ст. 57 ТК РФ. Поэтому его можно оформить не только в виде Соглашения к Трудовому договору, но и сделать в формате Приказа руководителя.

Минфин формат приказа признает: «основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности — соответствующие документы)». Письмо Минфина РФ от 16.05.05 № 03-03-01-02/140.

2. Локальный нормативный акт о разъездном характере работы.

Это может быть и пункт в коллективном договоре. Обычно указывают перечни должностей, которые имеют разъездной характер, и их право на получение компенсации.

3. Приказ об утверждении норм расхода топлива.

для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей.

4. Ежемесячные отчеты об использовании авто.

Нужны, чтобы подтвердить объем расходов на топливо и пройденный путь. Обычно это Путевые листы, но чтобы не тратить время на их оформление применяют Отчеты электронной системы. Минфин такие отчеты признает в письме от 16.06.11 № 03-03-06/1/354: «По мнению Департамента, при составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь».

Как проверить, ездил ли работник по нужному адресу? Какой путь проехал и действительно ли потратил столько бензина? Автоматизируйте это. Вы пишете адрес клиента и время, сотрудник включает мобильное приложение «СБИС Курьер» и едет к клиенту. Система проверит маршрут по GPS и сформирует отчет для руководителя.

Способ 4. Аренда автомобиля с экипажем

Этот способ применяют как альтернативу компенсации. По договору аренды автомобиля с экипажем работодатель платит за аренду автомобиля и услуги водителя. Такой вид договора предусмотрен ст. 632 ГК РФ.

Какие налоги. НДФЛ с сумм аренды и услуг водителя. Страховые взносы с сумм услуг водителя. В расходы по налогу на прибыль можно взять: плату за аренду и услуги водителя, страховые взносы, расходы на бензин.

Как оформить. Потребуются документы:

1. Договор аренды авто с экипажем.

2. Приказ об утверждении норм расхода топлива.

Нужен для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей. Не обязателен, эту информацию можно указать в договоре аренды.

3. Ежемесячный акт оказанных услуг.

Нужен для подтверждения стоимости оказанных услуг, объема расходов на топливо и пройденный путь.

На сегодняшний день эти нормы составляют:

Как уже было отмечено, сумма компенсации, учитываемая в целях исчисления налога на прибыль, нормируется. Поскольку нормируемая величина, как правило, не покрывает реально понесенных расходов работника, то возникает вопрос: можно ли учесть расходы, связанные с заправкой автомобиля ГСМ, текущим ремонтом сверх величины компенсации?

В Определении ВАС РФ от 29.01.2009 г. №ВАС-495/09 судьями сделан вывод, что компенсация расходов возмещает затраты по эксплуатации легкового автомобиля: сумму износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт. Таким образом, в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат. Такой позиции придерживается Минфин РФ (Письмо от 23.09.2013 г. №03-03-06/1/39239) и УФНС РФ по г. Москве (Письмо от 22.02.2007 г. №20-12/016776).

Предельные размеры компенсации за использование личного транспорта в служебных целях

 Вид транспортного средства 

Размер компенсации в месяц, руб.

1. Легковые автомобили с рабочим объемом
двигателя: 

- до 2000 куб. см включительно 

2400 

- свыше 2000 куб. см 

3000 

2. Мотоциклы 

1200 

Напомним, что первоначально согласно проекту постановления Правительства РФ о порядке выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях, размещенному на официальном сайте Минфина 21.06.2012, были предусмотрены другие (меньшие) размеры компенсации: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см — 1200 руб., свыше 2000 куб. см — 1500 руб., а для мотоциклов — 600 руб. Отметим, что именно такие размеры компенсаций приведены в Постановлении N 92 , нормы которого применяются при расчете налога на прибыль.

Отражение в 6 ндфл компенсации парковки автомобиля

Следующая запись о подоходном налоге в 6-НДФЛ при аренде у физ.

лица – отчисление в казну. Важно Закон говорит, что перечисление в этом случае должно происходить не позднее следующего за датой выплаты рабочего дня.

Отражают эту дату в форме 6-НДФЛ по строке 120. ПРИМЕРСредства за аренду физлицо получило от компании 14 октября 2021 года. Эту же дату нужно указать в строке 100 заполняемой формы 6-НДФЛ. Порядка заполнения 6-НДФЛ): — строка 010 «Ставка налога»; — строка 020 «Сумма начисленного дохода» — это строка будет включать в себя общую сумму арендных платежей, выплаченных налогоплательщику на отчетную дату с начала налогового периода; — строка 040 «Сумма исчисленного налога» — по данной строке необходимо отразить сумму исчисленного с этих платежей НДФЛ нарастающим итогом с начала налогового периода; — строка 070 «Сумма удержанного налога» — эта строка будет включать общую сумму удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.

В налоговом учете сумма компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок включается в состав прочих расходов (пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Это означает, что их можно учитывать при расчете налога на прибыль в том же отчетном периоде, в котором произведены расходы.

При этом надо обратить внимание на следующее. Компенсации за использование личного автотранспорта признаются в учете только после выдачи денег сотруднику на руки или перечисления их на счет в банке. Такое правило применяется как при кассовом методе (п. 3 ст. 273 НК РФ), так и при методе начисления (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Этим компенсационные выплаты отличаются от зарплаты, которую можно списать на расходы сразу после начисления.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях может выплачиваться работодателем в любой согласованной с работником сумме. Однако для целей налогообложения сумма компенсации нормируется. Это установлено пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

При налогообложении прибыли коммерческих организаций компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях учитывается в пределах норм, установленных в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (Письмо Минфина России от 26.05.2009 N 03-03-07/13). Указанные нормы введены с 1 января 2002 г. и продолжают действовать до сих пор, несмотря на ежегодное увеличение стоимости горюче-смазочных материалов, технического обслуживания и ремонта.

Напомним, нормы компенсации за использование автомобиля зависят от мощности двигателя. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см, сумма компенсации, уменьшающая налогооблагаемую прибыль организации, равна 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя больше 2000 куб. см, ежемесячная норма компенсации составляет 1500 руб.

При использовании сотрудником собственного мотоцикла в служебных целях ему полагается компенсация в размере 600 руб.

Обратите внимание! Нормы, установленные для расчета налога на прибыль, никак не влияют на сумму компенсации, фактически выплачиваемую сотруднику. Это значит, что размер компенсации может превышать установленные нормы. Однако суммы превышения не будут учитываться при расчете налога на прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). На такой подход специалисты Минфина России не раз указывали в своих Письмах (от 16.11.2006 N 03-03-02/275, от 15.10.2008 N 03-03-07/24, от 26.05.2009 N 03-03-07/13).

При этом работодатель может компенсировать сотрудникам, использующим свои личные автомобили в служебных целях, расходы, связанные с приобретением ГСМ, топлива, ремонтом и страхованием личного автомобиля. Но эти суммы не будут учитываться при расчете налога на прибыль (Письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2005 N 20-12/66690).

Такого же мнения придерживаются арбитражные судьи (Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 03.07.2009 N А33-12556/2008-03АП-1669/2009-03АП-1670/2009 по делу N А33-12556/2008).

Пример 1. В должностной инструкции коммерческого директора ЗАО «Кедр» указано, что характер его работы предполагает частые служебные поездки. За использование личного автомобиля в служебных целях ему полагается компенсация в размере 1700 руб. Об этом говорится в трудовом договоре с коммерческим директором.

В апреле 2010 г. он регулярно совершал служебные поездки на своем автомобиле «ВАЗ-2107». Руководитель организации подписал приказ о выплате коммерческому директору компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях в размере, установленном трудовым договором.

Объем двигателя автомобиля «ВАЗ-2107» меньше 2000 куб. см.

Норма компенсации по данному автомобилю равна 1200 руб. Поэтому в состав расходов, учитываемых в расчете налога на прибыль, включается 1200 руб. Оставшиеся 500 руб. при налогообложении прибыли не учитываются.

За время отсутствия работника на рабочем месте по причине болезни, отпуска, командировки и проч., когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Предположим, работник использовал личный автомобиль для служебных поездок неполный месяц (например, работал несколько дней, а остальное время был в отпуске). Фактические расходы на использование им личного автомобиля для служебных поездок будут значительно меньше, чем в случае использования автомобиля в течение всего месяца. Следовательно, компенсационная выплата за этот месяц будет меньше.

При расчете налога на прибыль в этом случае можно учесть сумму компенсации в размере меньшем, чем нормы, установленные Постановлением Правительства РФ N 92 (Письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63).

Пример 2. Используем условия предыдущего примера.

Предположим, коммерческий директор был в ежегодном оплачиваемом отпуске с 5 по 18 апреля. Рассчитаем сумму компенсации, которая ему полагается за не полностью отработанный месяц.

В апреле 22 рабочих дня, из которых коммерческий директор отработал 12. Следовательно, сумма компенсации составит 927,27 руб. (1700 руб. : 22 р. дн. x 12 р. дн.).

При расчете налога на прибыль организация может включить в состав расходов 654,55 руб. (1200 руб. : 22 р. дн. x 12 р. дн.).

Не вызывает сомнения факт, что размер компенсации, учитываемый в целях налогообложения, — сумма весьма скромная. Ее хватает лишь на покупку трех литров бензина в день.

Осознавая это, специалисты финансового ведомства советуют организациям вместо выплаты компенсации своим сотрудникам за использование личного автомобиля в служебных целях заключить с ними договор аренды автомобиля без экипажа.

В этом случае вся сумма арендных платежей может быть включена в состав прочих расходов на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 26.05.2009 N 03-03-07/13).

Компенсация за использование иных видов транспорта

На практике возможны ситуации, когда сотрудник использует в служебных целях не легковой автомобиль, а микроавтобус или грузовой автомобиль.

В состав прочих расходов при расчете налога на прибыль организация может отнести расходы на компенсацию за использование для служебных поездок только личных автомобилей, относящихся к категории легковых. Ни микроавтобусы, ни грузовые автомобили в пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ не упоминаются. Нормы компенсации в целях налогообложения прибыли для этих транспортных средств не установлены (Письмо Минфина России от 24.04.2008 N 03-03-06/1/293).

Однако это вовсе не означает, что организация не сможет уменьшить свои налогооблагаемые доходы на сумму компенсации, выплачиваемой работникам за использование личных транспортных средств (не легковых автомобилей) в целях налогообложения.

Перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, не является исчерпывающим. Поэтому суммы компенсации, начисленные работникам за использование ими личного имущества на основании ст. 188 ТК РФ (кроме легкового автотранспорта), могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (Письмо Минфина России от 08.12.2006 N 03-03-04/4/186). В качестве личного имущества может использоваться мобильный телефон, компьютер, принтер и другая техника.

Аналогичный вывод можно сделать и в отношении микроавтобусов и грузовых автомобилей (Письмо Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150). Компенсация за использование указанных транспортных средств в служебных целях учитывается при расчете налога на прибыль в сумме, установленной трудовым договором. Но при условии, что расходы на выплату компенсации являются экономически обоснованными и документально подтвержденными в соответствии со ст. 252 НК РФ.

Похожие записи:

• Увольнение за прогул: спорные моменты
• Льготы и выплаты ветеранам военной службы в 2022 году
• Правила общения с инспектором ГИБДД