Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.
Какие журналы должны быть в компании обязательно?
Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.
Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.
Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:
- Журнал трудовых соглашений. В этом документе отражаются трудовые договоры, которые компания оформила с сотрудником. Требуется он для того, чтобы упорядочить соглашения. Как правило, он запрашивается в ходе проверки.
- Журнал приказов. В нем отражаются приказы, которые были оформлены компанией. На основании приказов начисляется ЗП, рассчитываются отпускные/премии. А потому это важный документ, который нуждается в учете.
- Журнал учета трудового времени. Отражает время, которое было фактически отработано трудящимися. Этот документ может помочь при конфликтах с работниками, касающимися начисления ЗП.
- Журнал учета командировочных. Этот документ необходим компаниям, сотрудники которых ведут разъездную работу. То есть, журнал нужен, если работники постоянно ездят в командировку. Документ помогает управлять периодичностью поездок, исполнением обязательств.
- Журнал учета больничных. Необходим для регистрации больничных листов. В нем также отражается время, на протяжении которого сотрудник фактически отсутствовал на рабочем месте.
- Журнал входящей и исходящей документации. В нем могут фиксироваться, к примеру, заявления от сотрудников.
- Журналы, касающиеся экономики компании. К примеру, это кассовая книга, журнал кассира. Последний необходим тогда, когда фирма ведет расчеты через кассовый аппарат.
- Журнал бланков отчетности. Бланки используются в том случае, если компания не использует кассу.
Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.
Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. Журналы пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.
Таким образом, факт прохождения наемным сотрудником первичного инструктажа у конкретного работодателя должен четко фиксироваться в соответствующем регистре – журнале, который ведется каждым работодателем.
Информация, содержащаяся в данном регистре, является официальным подтверждением того, что обучение было своевременно проведено на рабочем месте для конкретного гражданина – наемного сотрудника.
Форма журнала устанавливается работодателем самостоятельно. Она не регламентируется законодательством, но должна быть одинаковой для всех отделов (подразделений) конкретной организации.
Внесение записей выполняется по факту проверки знаний, полученных инструктируемым.
Регистр заполняется инструктирующим – субъектом, ответственным за инструктирование на рабочем месте. При внесении сведений следует руководствоваться общими принципами заполнения документов.
Итак, мы рассмотрели, как заполнять журналы по охране труда, которые считаются наиболее востребованными в кадровом менеджменте. При работе с графами журналов по охране труда необходимо уделять внимание корректности заполнения каждой из них, но есть элементы структуры, в которых по возможности следует принципиально исключать ошибки.
Ознакомиться с различными нюансами законодательного регулирования сферы охраны труда в РФ вы можете в статьях:
- «Государственные нормативные требования охраны труда»;
- «Какие сроки хранения документов по охране труда?».
Где хранится и сколько
Срок хранения данного документа составляет 10 лет в соответствии со строкой 626 б Перечня, утверждённого Министерством культуры (Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558). Хранится журнал у инженера по ОТ.
Если во время хранения он внезапно теряется, требуется сделать следующее, чтобы создать новый и восстановить утерянные сведения:
- зафиксировать факт утраты надлежащим актом;
- издать приказ об оформлении нового журнала на основе выпущенного акта;
- завести новый документ;
- провести инструктажи заново с сотрудниками, которые подтверждают подписью их осуществление.
Инструктажи на рабочем месте
Их проводит непосредственный руководитель работника. Первичный инструктаж нужен всем работникам перед допуском к самостоятельной работе и практикантам. Обратите внимание, что в Правилах № 2464 по сравнению с Порядком № 1/29 из списка лиц для него исчезли командированные.
Внимание. Работодатель может освободить сотрудников определенных должностей и профессий от первичного инструктажа на рабочем месте, если их условия труда по СОУТ признаны оптимальными или допустимыми, а опасности в трудовой деятельности связаны только с офисной и бытовой техникой (п. 13 Правил). Перечень таких категорий работников утверждается приказом.
Повторный инструктаж на рабочем месте проводится не реже раза в 6 месяцев. Он не нужен тем сотрудникам, кто был освобожден от первичного.
Внеплановый инструктаж проводится в случаях, указанных в п. 16 Правил. По сравнению с Порядком № 1/29 появились новые основания для него:
- авария или несчастный случай на производстве;
- выявление дополнительных источников опасности по результатам СОУТ и ОПР, представляющих угрозу для работника.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Общие правила ведения журналов регистрации инструктажей по охране труда
Журналы инструктажей по охране труда подтверждают соблюдение компаний требований законодательства РФ в части обучения трудящихся правилам безопасности, поэтому при проверках к ним предъявляются высокие требования. Когда проводится расследование причин травмирования трудящихся, они играют важную роль – позволяют установить, почему произошло нарушение ТБ: вследствие личной неосторожности пострадавшего либо из-за того, что не было организовано надлежащее обучение его ОТ.
Заполняя журналы инструктажей по охране труда, забудьте о:
• подтираниях ластиком или лезвием, замазывании корректором, заклеивании клеток или строк;
• внесении записей карандашом или ручкой, которая может стираться;
• вырывании, замене, вставке листов;
• оставлении пустых строчек «на потом»;
• внесении записей заранее.
Если в процессе заполнения журнала произошла ошибка, нужно:
• аккуратно вычеркнуть всю строку;
• сделать пометку «ошибочная запись»;
• поставить дату и подпись;
• внести правильную запись в следующую строку.
Порядок заполнения журналов следует прописать в том же положении, в котором приводятся образцы журналов вводного инструктажа по охране труда и других разновидностей инструктирования. В нем же следует оговорить порядок их хранения и передачи в архив. Хранятся заполненные журналы в течение 10 лет после внесения последней записи.
Как подготовить журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда к работе?
Приведенная ниже последовательность действий является общей для всех журналов инструктажей по охране труда.
1. Обзаведитесь подходящим журналом. Они продаются в магазинах бланков, их можно заказывать в типографии либо распечатывать самостоятельно. Рекомендуется иметь в запасе несколько чистых экземпляров.
2. Пронумеруйте страницы. Законодательство не устанавливает единого порядка проведения этой процедуры. Можно нумеровать листы или страницы, делать это вручную, штемпелем или машинным способом (распечатывать журналы с уже пронумерованными листами).
3. Прошнуруйте журнал. Единственное требование к шнуровке – она должна быть крепкой. Ее концы выпускаются на задней обложке журнала или на последнем листе и приклеиваются к обложке. Окончания шнуровки должны быть видимыми и достаточно длинными, чтобы было удобно писать (не формировался холмик, с которого будет соскакивать ручка).
4. Проклейте шнуровку. Подготовьте наклейку – небольшой кусок бумаги, на котором будет указано:
• сколько страниц пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью;
• дата, когда это было сделано;
• ФИО и должность ответственного лица, а также его подпись. Это может быть подпись руководителя подразделения либо лица, которое проводит инструктирование. Важно, чтобы на эту подпись делопроизводитель имел право ставить печать организации либо ее структурного подразделения.
Приклейте этой бумажкой свободные концы шнуровки к задней обложке журнала.
5. Поставьте печать. Оттиск печати должен приходиться частично на наклейку, частично – на обложку журнала.
После этого журнал считается готовым к работе. Продумайте, где он будет храниться. Это место должно исключать доступ к нему посторонних лиц и трудящихся, которые должны проходить инструктирование.
В журнал вводного инструктажа по охране труда можно вложить программу, извлечение из положения об обучении. В журнал инструктирований, которые проводятся в подразделении в течение рабочего процесса, удобно вкладывать списки инструкций, копии приказов об освобождении от стажировок и некоторых разновидностей инструктирования, графики инструктирований.
Итак, вы:
увидели образец журнала вводного инструктажа по охране труда, получили рекомендации по его заполнению; ознакомились с формой журнала инструктажей по охране труда, которые проводятся на рабочих местах, и получили рекомендации по его ведению; разобрались, как подготовить журналы вводного инструктажа по охране труда или инструктирования на рабочих местах; узнали, какой нормативный документ устанавливает формы журналов вводного инструктажа по охране труда и инструктирований на рабочих местах.
Выделяют несколько типов инструктажа:
- Вводный. Он проводится со всеми, кто поступает на работу. Отвечает за это инженер по ТБ или непосредственно руководитель, если компания небольшая. Суть его в проведении разъяснительной беседы с новичком, знакомство с инструкциями. Проводится исключительно индивидуально. Результаты о его проведении вносятся в журнал.
- Повторный. Необходимость его реализации прописана в законе. Требуется проводить его каждые 6 месяцев, независимо от направления деятельности компании. Такая необходимость возникает для обновления данных первичного инструктажа. Он может быть проведен внепланово, если требуется ознакомить сотрудников с новыми данными. Такой тип обучения носит коллективный характер, и проводит его только уполномоченное лицо.
- Целевой. Подобное изучение инструкций узконаправленное. Основная цель – это посвятить работника в специфику реализации той или иной задачи. Они проводятся на строительстве, заводах или при переводе на новый участок. Этот инструктаж требуется для исключения нанесения вреда здоровью и жизни, он является индивидуальным.
- Внеплановый. Не касается плана проведения обучения, которое зафиксировано на предприятии. Он практикуется при введении новой схемы работы, внедрении иного оборудования и при запуске дополнительного технологического процесса.
Административная ответственность
В последнее время участились случаи нарушения правил ТБ, которые приводят к несчастным случаям. Как раз этим объясняется пристальное внимание к ведению и выполнению своих обязательств работодателями. За нарушение правил предусмотренных законом причитается штраф:
- руководителю предприятия – 110-130 тыс. рублей;
- инженеру по ТБ – 15-25 тыс. рублей;
- повторное нарушение 200 тыс. рублей или приостановка деятельности на 3 месяца;
- для должностного лица при повторном выявлении 35-40 тыс. рублей, параллельно с запретом на ведение аналогичных работ на 1-3 года;
- если обнаруженные нарушения привели к смерти человек – уголовная ответственность.
Порядок проведения целевого инструктажа
При проведении целевого инструктажа следует подумать не только о безопасности работников, но и подстраховать работодателя правильно оформленными документами. А иначе как он сможет подтвердить реальную подготовку сотрудников к выполнению данных работ?
Потому как охрана труда “строится” из реальной работы с персоналом, информирование, обучение и обеспечение необходимыми средствами защиты, а также из правильно оформленных документов, подтверждающих факт реализации всех процедур в соответствии с требованиями ТК РФ.
Поэтому порядок проведения целевого инструктажа на рабочем месте – это не только беседа, но и оформление документов, к которым нужно подойти не с меньшей ответственностью, и продумать все детали.
Для этого разберем как подготовить приказ и что в нем необходимо отразить, приведу примеры программы, инструкции и завершим часть информацией про регистрацию в журнале.
Достаточно сложно определить какую-либо конкретную периодичность заполнения журнала по технике безопасности. Это обусловлено тем, что на каждом предприятии предусмотрены свои мероприятия с определенной периодичностью. Кроме того, существуют различные виды инструктажей, которые могут проводиться вне какой-либо режимной схемы.
Например, первичный инструктаж обязательно должен проводиться при поступлении нового сотрудника на рабочее место. Внеплановые мероприятия могут проводиться по указанию самого руководителя либо контролирующих органов. Сам журнал должен заполняться по факту окончания инструктажа. То есть, после того как мероприятие завершается должностным лицом, отвечающим за безопасность, все инструктируемые должны подтвердить его прохождение соответствующими отметками в документе.
Безопасность – одно из важнейших требований на любом предприятии, именно поэтому к журналу по технике безопасности всегда относятся с особой ответственностью. Этот документ должен оформляться в соответствии с определенными требованиями, что контролируется специальными органами. Поэтому не стоит пренебрегать его ведением, ведь это может негативно сказаться на деятельности вашего предприятия.
Журналы по технике безопасности
Для того, чтобы доказать инспектору, что вы четко соблюдаете все регламенты по инструктажам, обучениям и прочим пунктам, нужно регулярно вести журналы учета. Отметки и подписи сотрудников точно покажут, кто, когда и какое обучение проходил, когда менялись огнетушители и прочее.
Общие правила заполнения
Одно из правил, которым многие предприятия пренебрегают – Ф.И.О. сотрудника, который проходит обучение, должно прописываться в журнале по технике безопасности на рабочем месте полностью. При ведении регистрации не допускается пропускать строки. Не допустимы исправления.
Если на предприятии проходят практику студенты, то обучение по ТБ должно проводиться перед каждым лабораторным циклом и при выполнении разовых работ, которые не связаны с непосредственными обязанностями. К примеру, перед привлечением к субботнику или уборке территории.
Срок хранения журналов – 10 лет. На данный тип журнала распространяется действие Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.2010 года, в отличие от журнала, где регистрируются несчастные случаи. Хранить последний необходимо 45 лет.
Журнал ведется непрерывно, на протяжении всего срока действия предприятия.
Базовые знания, которые должен получить сотрудник
Одним из важнейших инструктажей является вводный. Именно перед тем как приступить к выполнению служебных обязанностей, новый сотрудник должен быть проинформирован:
- о характере деятельности организации;
- о своей роли в производственном процессе;
- какие будут использоваться материалы, оборудование;
- факторы риска;
- общие правила поведения на территории предприятия и рабочем месте;
- принципы безопасной деятельности;
- порядок подготовки рабочего места;
- как и когда следует использовать индивидуальные средства защиты;
- меры по предупреждению аварийных ситуаций и пожаров;
- правила использования средств пожаротушения, противоаварийной защиты.
И конечно же, сотрудник должен понимать, как он должен действовать, если наступит аварийная ситуации. Как оказать первую медицинскую помощь.
Помимо этого, новому работнику доносится информация о том, что согласно требованиям ст. 214 ТК, он обязан соблюдать все меры техники безопасности. При несоблюдении, ему грозит дисциплинарная ответственность. А если вследствие неосторожных действий работника наступили тяжелые последствия, либо он был причастен к созданию угрозы своему здоровью и окружающих, то он может быть уволен. Это права работодателя закреплено в ст. 192 ТК.
Как надо заполнять журналы регистрации инструктажа по охране труда
Рассмотрим, как должен заполняться такой журнал по графам:
- «ФИО инструктируемого». Пишем фамилию, имя и отчество человека, проходящего инструктаж, в полном виде.
- «Год рождения». Проставляем цифрами число, месяц и год, когда он родился.
- «Профессия и должность». Указываем соответствующие наименования, а также пишем подразделение, согласно штатному расписанию.
- «Вид инструктажа». Сюда заносим указание разновидности: внеплановый, повторный, первичный и так далее.
- «Причина внепланового инструктажа». Вписываем, почему он проводится и ссылаемся на нормативный документ. Это касается только внепланового вида инструктажа. Если применен другой вид, эту графу журнала оставляем пустой.
- «Номер или наименование инструкции». В этой графе вписываем данные по инструктажу, согласно нумерации и наименованию его в перечне остальных разработанных инструктажей.
- «ФИО и должность инструктирующего». Вписываем фамилию, имя, отчество и занимаемую на предприятии должность того, кто проводит инструктаж.
- «Подпись». Здесь должны подписаться оба: инструктор и инструктируемый работник.
Если по виду деятельности и должности необходима стажировка вновь принятого работника, после первичного инструктажа в этом журнале по охране труда надо заполнить еще несколько граф (относится только к первичному инструктажу):
- «Стажировка на рабочем месте». Проставляется срок прохождения стажировки работником, назначенный руководителем подразделения.
- «Стажировку прошел». Стажировавшийся сотрудник в этой графе журнала расписывается.
- «Знания проверил, допуск к работе произвел». Проводивший инструктаж расписывается и ставит текущую дату.