Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2020 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Организация, отправляющая сотрудников в командировки, поручающая им приобретение хозтоваров, проездных, товарно-материальных ценностей, совершение оплат в пользу поставщиков, выдает денежные средства на подобные операции. О произведенных тратах работники уведомляют бухгалтерию, составляя авансовые отчеты. В 2022 году изменения, внесенные законодателем, сделали порядок расчетов с персоналом понятнее и удобнее.
Изменения в бухгалтерии в 2023 году: таблица
| Что изменилось | Как применять | С какой даты действует, основание |
|---|---|---|
| Единый налоговый платеж | ||
| Организации и ИП будут перечислять налоги и взносы единым налоговым платежом на единый налоговый счёт |
Определение ЕНП и ЕНС появится новой статье 11.3 НК. В ней говорится, на какие даты будут отражать обязательства перед бюджетом, на основании каких документов. Задолженность будут учитывать в совокупности и с этой суммы насчитают пени. Налог на профдоход, сборы за пользование объектами животного мира и за пользование объектами водных биологических ресурсов можно, но необязательно платить посредством ЕНП. |
С 1 января 2023 года. П. 2 и 17 ст. 1 и п. 1 ст. 5 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| Меняются правила, по которым налоги и взносы можно считать уплаченными | Налог считается уплаченным на дату перечисления ЕНП, если на соответствующую дату на ЕНС отражены обязательства (начисления). Также налог считают уплаченным на дату отражения обязательства на ЕНС, если до этого на ЕНС было положительное сальдо. |
С 1 января 2023 года. П. 9 ст. 1 и п. 1 ст. 5 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| Вводится новая отчётность о начислениях для ЕНП | Если срок уплаты налога или взноса наступает до срока декларации или по какому-то виду платежа налоговой отчётности нет, нужно сдавать налоговое уведомление об исчисленных суммах. Срок — 25 число месяца, в котором установлен срок уплаты. |
С 1 января 2023 года. Подп. «и» п. 17 ст. 1 и п. 1 ст. 5 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| Взыскивать неуплаченные налоги и взносы будут по новым правилам |
Решения о взыскании отрицательного сальдо ЕНС инспекции будут размещать специальном реестре. Если сальдо изменится, сведения о корректировках направят в этот же реестр. Сумму блокировки банк будет ежедневно сверять с реестром решений о взыскании, где должна отражаться актуальная информация о сальдо по ЕНС. Сокращены сроки представления информации ИФНС в банк и банком в ИФНС. При заблокированном счёте можно будет открыть новый, но и по новым счетам ИФНС вынесет решение о блокировке. |
С 1 января 2023 года. П. 11 и 12 ст. 1 и п. 1 ст. 5 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| Защита капиталовложений | ||
| Установили особенности налогообложения при реализации соглашений о защите и поощрении капиталовложений (СЗПК) |
Организации со статусом участника СЗПК, где стороной соглашения является РФ, в ряде случаев получили право уменьшать платежи в бюджет на налоговые вычеты в отношении:
В целях налогового вычета уполномоченный федеральный орган власти, с которым участник СЗПК подписал соглашение, направляет в налоговую службу уведомление о налоговом вычете. ФНС в течение десяти дней со дня получения уведомления направляет его в налоговый орган по месту нахождения налогоплательщика — участника СЗПК (по месту учёта в качестве крупнейшего налогоплательщика). Форму уведомления и порядок её заполнения должно утвердить Правительство (письмо ФНС от 29.06.2022 № БС-4-21/8092). В расходах по налогу на прибыль не учитывают, например, затраты на покупку, создание, достройку, дооборудование основных средств и НМА, по которым использовали или используют право на налоговый вычет для СЗПК. При этом основные средства, по которым применили или применят налоговый вычет для СЗПК, не амортизируют. Кроме того, в отношении налога на прибыль налоговую базу по деятельности, которая связана с проектом, определяют отдельно от базы по другим видам деятельности. Убыток от реализации проекта можно перенести на будущее по правилам НК, но только по налоговой базе этого проекта. |
С 1 января 2023 года. Закон от 28.06.2022 № 225-ФЗ |
| Налог на прибыль | ||
| Перенесли срок сдачи отчётности и зафиксировали в НК срок уплаты налога |
Декларацию по налогу на прибыль необходимо сдавать на три дня раньше: не 28-го, а 25-го числа. Таким образом, с 2023 года нужно отчитываться:
Уплата авансовых платежей и налога теперь не привязаны к сроку сдачи декларации. Перечислить авансовый платеж нужно по-прежнему не позднее 28-го числа месяца, следующего за отчётным, а налог — не позднее 28 марта 2024 года |
С 1 января 2023 года. п. 1, 2 и 4 ст. 287, п. 3 и 4 ст. 289 НК, п. 22 и 23 ст. 1 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| В 2023–2024 годах отрицательные курсовые разницы признаются в расходах только на дату погашения обязательства |
Применяется также к обязательствам по договору банковского вклада (депозита). Аналогичные правила действуют с 2022 года в отношении положительных курсовых разниц. |
С 1 января 2023 года. Подп. 6, 6.1 п. 7 ст. 272, подп. «а», «б» п. 13 ст. 2, ч. 1, 2 ст. 5 Закона от 26.03.2022 № 67-ФЗ |
| Начинает действовать после приостановления нулевая ставка по доходам от акций российских высокотехнологичных (инновационных) компаний |
Можно применить ставку 0 процентов к доходам по операциям или выбытию акций российских компаний независимо от состава их активов, если на дату выбытия или погашения одновременно выполняются два условия:
|
С 1 января 2023 года. Абз. 2 п. 2 ст. 284.2 НК, ст. 2 Закона от 29.12.2015 № 396-ФЗ |
| Расширили перечень имущества, по которому можно применять повышающий коэффициент к основной норме амортизации |
Повышающий коэффициент не выше 3 к основной норме амортизации можно применять к:
|
С 1 января 2023 года. п. 2 ст. 259.3 НК, п. 2 ст. 1 Закона 321-ФЗ. |
| Разрешили первоначальную стоимость основных средств и НМА, которые относятся к сфере искусственного интеллекта, увеличивать на коэффициент 1,5 |
При формировании первоначальной стоимости затраты можно увеличить на коэффициент 1,5 по:
Такие объекты должны быть включены в реестры Минпромторга и Минцифры радиоэлектронной продукции и программ для ЭВМ, баз данных. |
С 1 января 2023 года. п. 1 и 3 ст. 257 НК, подп. 26 п. 1 ст. 264 НК, п. 28 и 29 ст. 1 Закона от 14.07.2022 № 323-ФЗ |
| Расширили перечень расходов, к которым можно применять инвестиционный вычет |
Инвестиционный вычет в размере до 100 процентов можно получить по основным средствам и НМА, которые относятся к сфере искусственного интеллекта. Такие объекты должны быть включены в реестры Минпромторга и Минцифры радиоэлектронной продукции и программ для ЭВМ, баз данных. |
С 1 января 2023 года. подп. 7 п. 2 ст. 286.1 НК, п. 39 ст. 1 Закона 323-ФЗ от 14.07.2022 № 323-ФЗ |
| НДС | ||
| Изменили срок уплаты НДС в бюджет |
Налогоплательщики и налоговые агенты перечисляют НДС в бюджет равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх месяцев, следующего за истёкшим кварталом. |
С 1 января 2023 года. Закон от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| Уточнили порядок возмещения НДС на основании статей 176 и 176.1 НК |
Отменили пункты 5–8, 10–12 статьи 176 НК, которые регулировали правила возмещения НДС при наличии либо отсутствии недоимки. Теперь вместо возврата денежных средств суммы, подлежащие возмещению, будут идти в счёт увеличения сальдо единого налогового счёта (ЕНС).Возместить НДС будет можно только при наличии положительного сальдо по всем налогам на ЕНС. Также уточнили порядок начисления процентов в связи с несвоевременным возвратом НДС, который был ранее возмещен. Проценты будут начисляться по истечении 10-дневного срока, исчисляемого с даты принятия решения о возмещении НДС. До 2023 года проценты начисляются по истечении 12 дней после завершения камеральной налоговой проверки. |
С 1 января 2023 года. Закон от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| Истёк срок освобождения от НДС реализации и ввоза племенных животных |
В период с 01.01.2016 по 31.12.2022 включительно освобождается от НДС реализация и ввоз:
Освобождение предоставляется при наличии племенного свидетельства государственной племенной службы. Если освобождение не продлят, с 1 января 2023 года при реализации и ввозе вышеуказанных товаров будет применяться ставка НДС 20 процентов. |
С 1 января 2023 года. Закон от 23.11.2020 № 375-ФЗ |
| Истёк срок освобождения от НДС ввоза воздушных судов, указанных в подпункте 21 статьи 150 НК |
В период с 01.01.2020 по 31.12.2022 включительно освобождается от НДС ввоз гражданских воздушных судов, зарегистрированных в государственном реестре гражданских воздушных судов иностранного государства. Освобождение предоставляется при условии представления в таможенный орган копии соответствующего свидетельства (сертификата). Если освобождение не продлят, с 1 января 2023 года при ввозе вышеуказанных судов будет применяться ставка НДС 20 процентов. |
С 1 января 2023 года. Ч. 2-3 ст. 3 Закона от 29.09.2019 № 324-ФЗ |
| Истёк срок применения ставки НДС 10% по внутренним авиаперевозкам пассажиров и багажа |
В период 01.07.2015 по 31.12.2022 включительно по внутренним авиаперевозкам пассажиров и багажа применяют ставку НДС 10%. Если срок действия ставки НДС 10% не продлят, такие авиаперевозки будут облагаться НДС по ставке 20 процентов. Исключением будут авиаперевозки:
Такие перевозки облагают НДС по нулевой ставке. |
С 1 января 2023 года. Ст. 4 Закона от 02.07.2021 № 305-ФЗ |
| Акцизы | ||
| Установили ставки акцизов на 2025 год |
Например, ставки на сигареты и папиросы составят 2760 рублей за 1000 шт. плюс 16 процентов расчётной стоимости, исчисляемой исходя из максимальной розничной цены, но не менее 3750 рублей за 1000 шт. При совершении подакцизных операций с автомобилями легковыми с мощностью двигателя свыше 67,5 кВт (90 л. с.) и до 112,5 кВт (150 л. с.) включительно нужно исчислять акциз по ставке 59 рублей за 0,75 кВт (1 л. с.). |
С 1 января 2023 года. Закон от 14.07.2022 № 323-ФЗ |
| НДДДУС | ||
| Уточнили параметры применения налога на дополнительный доход от добычи углеводородного сырья (НДДДУС) |
Предоставили возможность применять налог для участков недр с высокой степенью выработанности запасов углеводородного сырья и вновь вводимых участков недр, соответствующих установленным условиям. Кроме того:
Отдельные изменения распространяются на правоотношения, возникшие начиная с 2019, 2021 и 2022 года. |
С 1 января 2023 года. Закон от 28.06.2022 № 234-ФЗ |
| Налог на имущество | ||
| Не будут повышать кадастровую стоимость недвижимости в целях налога на имущество организаций и земельного налога на 2023 год |
Налоговую базу на 2023 год по налогу на имущество и земельному налогу в отношении «кадастровой» недвижимости определяют как кадастровую стоимость в ЕГРН по состоянию на 1 января 2022 года. Исключение: кадастровая стоимость выросла из-за изменения характеристик объекта, например, назначения или площади. В таких случаях налоговую базу определяют с учётом новых характеристик. Если по состоянию на 1 января 2023 года кадастровая стоимость в ЕГРН снизится по сравнения с показателем на 1 января 2022 года, при исчислении налога на имущество и земельного налогов, а также авансовых платежей за 2023 год, используйте сниженный показатель (информация ФНС от 24.03.2022). |
С 1 января 2023 года. П. 17–18 ст. 2, ч. 2 ст. 5 Закона от 26.03.2022 № 67-ФЗ |
| Освободили от обязанности российские организации подавать декларацию по налогу на имущество по «кадастровой» недвижимости |
Начиная с отчётности за 2022 год декларации по налогу на имущество в отношении «кадастровой» недвижимости российские организации подавать не должны. Вместо этого они ежегодно будут получать из ИФНС сообщение об исчисленной сумме налога. Если организация не подавала заявление на льготу и не получила такое сообщение, она обязана направить инспекторам сообщение о наличии «кадастровой» недвижимости, которую признают объектом налогообложения. Его форму налоговики пока не утвердили. Рассчитывать и перечислять в бюджет сумму авансовых платежей и налога по «кадастровой» недвижимости российские организации должны самостоятельно в общем порядке. Иностранные организации по-прежнему обязаны включать в декларацию «кадастровую» недвижимость. |
С 1 января 2023 года. Подп. «б» п. 83 ст. 2 и п. 5 ст. 10 Закона от 02.07.2021 № 305-ФЗ Приказ ФНС от 16.07.2021 № ЕД-7-21/667 |
| Изменили правила, по которым власти регионов устанавливают дифференцированные ставки по налогу на имущество |
Власти регионов вправе устанавливать дифференцированные ставки налога только в зависимости от вида недвижимости, облагаемой налогом на имущество и (или) его кадастровой стоимости. Дифференциация налоговых ставок в зависимости от категорий налогоплательщиков и (или) категорий имущества, в том числе в зависимости от площади имущества, не допускается (письмо ФНС от 01.03.2022 № БС-4-21/2451). |
С 1 января 2023 года. Подп. «а» п. 50 ст. 1 Закона от 29.11.2021 № 382-ФЗ |
| Обновили форму, формат и порядок заполнения декларации по налогу на имущество |
Подают декларацию по новой форме начиная с отчётности за 2022 год. Помимо новых штрихкодов и технических поправок в отдельных строках, налоговики:
Например, из раздела 1 декларации исключили строку 005 «Признак налогоплательщика». С её помощью ФНС определяла организации, которым продлены сроки уплаты налога и авансовых платежей в 2020 году из-за коронавируса (письмо ФНС от 07.10.2021 № БС-4-21/1421). Строки с кодами 007–040 заполняют в прежнем порядке. |
С 1 января 2023 года. Приказы ФНС от 28.01.2022 № ЕД-7-21/53, от 09.08.2021 № ЕД-7-21/739 |
| Утвердили форму, формат и порядок заполнения пояснения к сообщению об исчисленной сумме налога |
Начиная с отчётности за 2022 год в отношении объектов, облагаемых по кадастровой стоимости, организация может получить сообщение об исчисленной сумме налога с неверной суммой налога. Например, когда ИФНС при расчёте налога не учла льготу. В этом случае в течение 20 дней можно подать в ИФНС пояснения или документы, подтверждающие правильность расчёта налога (п. 6 ст. 386 НК). |
С 1 января 2023 года. Приказ ФНС от 30.03.2022 № ЕД-7-21/247 |
| УСН | ||
| Перенесли сроки уплаты авансовых платежей и налога при УСН по итогам года, а также сроки представления декларации |
Срок уплаты авансовых платежей по УСН перенесли с 25-го на 28-е число месяца, следующего за истёкшим отчётным периодом. Срок уплаты налога за год перенесли с 31 на 28 марта. Декларацию по УСН организации будут сдавать 25 марта вместо 31 марта, а ИП — 25 апреля вместо 30 апреля |
С 1 января 2023 года. П. 41 и 42 ст. 2 и п. 1 ст. 5 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| Вводят новые виды деятельности, которые нельзя вести на УСН |
Упрощёнку не смогут применять организации и предприниматели, если производят ювелирные и другие изделия из драгоценных металлов либо торгуют такими изделиями оптом или в розницу. |
С 1 января 2023 года. П. 2 ст. 1, п. 2 ст. 2 Закона от 09.03.2022 № 47-ФЗ |
| ЕСХН | ||
| Изменились сроки декларации по ЕСХН и срок уплаты налога по итогам года |
Срок декларации по ЕСХН перенесли с 31 на 25 марта. Срок уплаты ЕСХН за год перенести с 31 марта на 28 марта. Крайний срок уплаты авансового платежа за полугодие пока остался прежним — 25 июля. |
С 1 января 2023 года. П. 38 и 39 ст. 2 и п. 1 ст. 5 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ |
| Патент ИП | ||
| Меняют перечень видов деятельности для ИП на патенте |
ПСН не будет применяться в отношении деятельности по производству ювелирных и других изделий из драгоценных металлов, оптовой и розничной торговли такими изделиями. |
С 1 января 2023 года. П. 3 ст. 1, п. 2 ст. 2 Закона от 09.03.2022 № 47-ФЗ |
| Путевой лист | ||
| Прописали в уставе автомобильного транспорта правила об электронных путевых листах |
Путевые листы можно будет формировать в электронном виде. Электронный формат для путевого листа утвердит ФНС. Оформлять в электронной форме путевой лист необязательно, его по-прежнему можно будет оформлять на бумаге. В случае использования электронного путевого листа перевозчик или водитель транспортного средства должен предоставить грузоотправителю подтверждение формирования электронного путевого листа и его реквизиты. |
С 1 января 2023 года. Закон от 06.03.2022 № 39-ФЗ |
| Прописали в уставе автомобильного транспорта правила оформления путевого листа |
Путевой лист должен содержать следующие сведения:
Конкретный состав сведений и порядок оформления утверждает Минтранс. В настоящее время аналогичные реквизиты прописаны в Правилах, утвержденных приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368. Прописали, кто должен оформлять путевой лист при предоставлении транспортного средства в аренду с экипажем. В этом случае путевой лист оформляет арендодатель. |
С 1 января 2023 года. Закон от 06.03.2022 № 39-ФЗ |
| Кадры | ||
| Ввели обязательный контроль работодателя для пассажирских перевозок лиц с судимостью |
При приёме на работу в транспортное предприятие в сфере пассажирских перевозок работодатель должен проверять наличие судимости или факт уголовного преследования. Ранее судимые граждане за ряд преступлений работать в такси и общественном транспорте, не смогут. Для такси это – убийство, причинение тяжкого вреда здоровью, похищение человека, грабёж, разбой, преступления против половой неприкосновенности и половой свободы личности, преступления средней тяжести и более против общественной безопасности, основ конституционного строя и безопасности государства, мира и безопасности человека. Для общественного транспорта –за тяжкие и особо тяжкие преступления против общественной безопасности, основ конституционного строя и безопасности государства, мира и безопасности человека. От действующих на 1 марта 2023 года сотрудников нужно получить не позднее 1 сентября 2023 года справку об отсутствии судимости или преследования. Если работник не представит документ, его необходимо уволить по причине ограничения на занятие определёнными видами труда. |
С 1 января 2023 года. Закон от 11.06.2022 № 155-ФЗ |
| Изменили требования к полису ДМС для временно пребывающих иностранных работников |
Работодателям больше не нужно обеспечивать временно пребывающих иностранных работников полисами ДМС или договорами о предоставлении платных медицинских услуг. Эти гарантии сохраняются только в отношении высококвалифицированных специалистов, временно пребывающих в РФ. |
С 1 января 2023 года. Закон от 14.07.2022 № 240-ФЗ |
Критерии по УСН в 2023 году.
Для УСН есть ряд стандартных критериев, позволяющих работать на этом режиме. Из года в год они не меняются (ст. 346.12 НК РФ):
- численность персонала — не больше 100 человек;
- остаточная стоимость основных средств — не больше 150 млн руб.;
- нет филиалов;
- доля участия других юрлиц — не больше 25%;
- нет запрещенных видов деятельности из п. 3 ст. 346.12 НК РФ.
Но есть два критерия, которые корректируются на коэффициенты-дефляторы:
- доходы, полученные за календарный год, — не более 150 млн рублей (или 200 млн рублей — при повышенных ставках);
- 9-месячный доход юрлица, желающего перейти на упрощенку, — не выше 112,5 млн рублей (для ИП такое ограничение не ставится).
Составление авансового отчета: кто должен этим заниматься
Абзац №2 п.6.3, содержащийся в документе Указания N 3210-У, гласит, что авансовый отчет должно заполнять лицо, ранее получившее денежные средства, а затем нужно отнести его в бухгалтерию. Кто такие подотчетные лица:
- сотрудники компании;
- внештатные сотрудники, участники гражданско-правового договора (к примеру, договора подряда, договора оказания услуг). Речь идет только о физических лицах. В этом случае они приравниваются к сотрудникам компании согласно письму Банка России от 02/10/2014 N 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, выдача средств под отчет и окончательный расчет с ними проводятся так же, как и со штатными работниками компании.
Если в авансовом отчете была найдена ошибка, то исправлять ее нужно по общим правилам:
- Если была сделана неправильная запись. (К примеру, на канцтовары сотруднику выдали под отчет 6000 рублей. Фактическая стоимость оказалась 5483,12 руб. Но во время заполнения авансового отчета человек сделал ошибку и указал сумму расхода в 5493,12 руб. Для исправления нужно зачеркнуть одной строкой ̶5̶4̶9̶3̶,̶1̶2̶, написать верную сумму 5483,12.
- Рядом поставить отметку «исправлено», исправление должно быть читаемым.
- Исправление необходимо заверить подписью сотрудника.
«1C:Бухгалтерия 8» — это самая популярная бухгалтерская программа, способная вывести автоматизацию учета на качественно новый уровень. Удобный продукт и подключаемые к нему сервисы позволят эффективно решать задачи бухгалтерской службы любого бизнеса!
- Поддержка разных систем налогообложения, ведение бухгалтерского и налогового учета, сдача отчетности;
- Учет МПЗ, партионный учет, расчеты с контрагентами, выписка первичных документов;
- Расчет зарплаты, учет денежных операций;
- Интеграция с другими программами 1С и сайтами;
- Работа с электронными листами нетрудоспособности (ЭЛН).
Контроль подотчетных сумм на командировку
Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Работник представляет в бухгалтерию:
- авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
- первичные документы, подтверждающие расходы.
Основные правила выдачи подотчетных денег
Согласно п. 6.3 указания 3210-У выдача денежных средств подотчетному лицу регистрируется расходным кассовым ордером после предварительного составления им письменного заявления на имя руководителя компании либо поступления распоряжения руководителя о необходимости выдачи подотчетной суммы. В заявлении подотчетный сотрудник аргументирует необходимость выдачи суммы с обязательным указанием ее размера и срока предоставления денег.
По истечении определенного времени работник обязательно должен представить авансовый отчет с прикреплением первичных документов, доказывающих осуществленные расходы. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно. Прежнее требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
Что еще изменилось в подотчете и кассовых операциях с 30 ноября 2020 года, см. здесь.
Остаток неиспользованной суммы приходуется в кассу по приходному кассовому ордеру, а излишне потраченные средства выдаются сотруднику на основании расходного кассового ордера.
Что делать, если сотрудник не вернул подотчетную сумму, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Основные моменты о подотчетных суммах см. в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».
В какой срок подотчетное лицо должно отчитаться о расходах?
О расходах, осуществленных за счет полученных ранее авансов, нужно отчитаться в течение трех рабочих дней:
-
после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У);
-
со дня выхода на работу (когда на момент истечения срока, на который был выдан аванс, подотчетное лицо находилось в отпуске, на больничном, то есть отсутствовало по уважительным причинам) (п. 6.3 Указания № 3210-У);
-
со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения № 749, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Какими отчетными документами подтверждается проживание в гостинице в авансовом отчете
Закон разрешает компаниям самостоятельно регулировать вопрос о выплате компенсаций командированным работникам.
-
Каждая организация сама вправе решать, какие документы должен предоставить сотрудник для получения расчета.
-
На основании полученных бумаг предприятие отчитывается перед налоговой службой по налогу на прибыль. Это значит, что отчетные документы гостиницы сотрудник должен заполнить по установленному образцу, указав только достоверную информацию.
-
Если компания носит статус бюджетной, ее деятельность финансируется федеральным бюджетом. В этом случае основанием для выплаты расходов являются нормативные акты правительства. Лимит за съем гостиницы здесь не превышает 2000-3500 руб.
-
Сотруднику, имеющему возможность каждый день возвращаться к месту постоянного проживания, командировочные не оплачиваются, если иное не указано во внутреннем положении или коллективном договоре.
Предприятие также компенсирует оплату расходов персоналу, чья деятельность связана с постоянными разъездами.
Для авансовой отчетности предоставляются счет, квитанция или чек, которые обязана выдавать гостиница при оплате номера. Это самый главный документ, доказывающий факт оплаты жилья в командировке.
Сотрудник должен предоставить договор об аренде жилья, расписку и акт об оказанных услугах. Если в командировке ему предоставлялась служебная квартира, работодатель перечисляет компенсационные средства в безналичной форме.
К списку документов также прикладываются:
-
билеты на проезд до места работы и обратно, если работник оплачивал его из личных сбережений;
-
расходы на проезд до вокзала, аэропорта, оплату багажа;
-
расходы на получение загранпаспорта или визы, если предприятие заранее не подготовило эти документы;
-
стоимость телефонных переговоров служебного назначения;
-
расходы, относящиеся к обмену имеющихся средств на иностранную наличную валюту.
Сроки, в которые нужно отчитаться за проживание в гостинице и предъявить документы для авансового отчета
В Положении о командировках оговорены сроки и порядок составления авансового отчета. Оформлять электронный или бумажный авансовый отчет с прикладыванием необходимых документов требуется в течение 3-х суток после окончания командировки. Во избежание утери справок и чеков их можно прикрепить к стандартному листу бумаги и отдать в бухгалтерию вместе с заполненным авансовым отчетом.
Сотрудник бухгалтерии, принимая документацию, обязан убедиться в полноте объема предоставляемых документов и правильности заполнения отчета. После того, как будет подсчитана сумма расходов работника, бухгалтер сверяется с количеством средств, полученных им подотчет, и вычисляет разницу между суммами.
В ближайший выплатной день организация возвращает сотруднику то, что он потратил из собственных сбережений. В случае, если у бухгалтера возникли сомнения насчет правдивости указанных данных, он может запросить копию договора или кассовые чеки за проживание в гостинице, отеле.
Что заполняет бухгалтер в авансовом отчете?
Получив отчет, бухгалтер должен проверить правильность заполнения, сверить приведенные в таблице данные с указанными в приложенных документах. Документу присваивается индивидуальный номер.
Внизу лицевой стороны бухгалтер заполняет строки «расписка»: от кого принят бланк отчета, его номер и дата, потраченная сумма, количество приложенных документов, ставится дата принятие отчета и подпись бухгалтера. Заполненная таким образом расписка отрывается от основной части бланка АО-1 и передается подотчетному лицу в знак того, что отчет принят и проверен.
С обратной стороны формы бухгалтер заполняет строки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы.
Как отчетные документы командировочных отражаются в бухгалтерском учете
Чтобы бухгалтеры могли документально учитывать затраты на командировки и компенсации выезжающим сотрудникам, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В нем дебет счета показывает полученные работником суммы денег, а кредит отражает все расходы, возникшие у него в служебной поездке.
Неистраченную часть аванса, выданного работнику перед командировкой, он должен вернуть в бухгалтерию при возвращении, заполнив для этого приходный кассовый ордер. Эти командировочные расходы вносятся в отчетные документы, заполняемые для налоговой инспекции.
Если выданных денег оказалось недостаточно, и сотрудник истратил свои личные денежные средства, предприятие возмещает ему причиненные затраты сверх предварительного аванса, сопровождая это оформлением расходного ордера.
Проводки по расходам сверх выданного аванса
| Дебет | Кредит | Название операции |
| 71 | 50 | Выданы денежные средства под отчет |
| 50 | 71 | Возвращены не истраченные денежные средства предприятию в кассу |
| 71 | 50 | Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса |
С учетом целей служебной поездки командировочные расходы разносятся в бухгалтерском учете по соответствующим счетам. Затраты на развлечения и культурные мероприятия подлежат учету как внереализационные расходы.
Когда в командировочных расходах показан НДС, о чем имеется документальное подтверждение с обособленным отдельной строкой налогом (бланки строгой отчетности, счет-фактура), данный НДС разносят на счет 19, после чего направляют его к вычету (если указанные расходы таковы, что уменьшают налоговую составляющую при определении налога на прибыль от продаж).
Форма авансового отчета
Авансовый учет играет первостепенную роль при составлении внутренней учетной политики предприятия – неважно, коммерческим оно является, или бюджетным. Распоряжением Федерального Госкомстата от 01.08.01.№55 была утверждена стандартная форма этого отчета (форма №АО-1) для учета наличности, переданной сотрудникам на хозрасходы.
Образец бланка унифицированного авансового отчета можете скачать здесь бесплатно.
Форма № АО-1 используется с 01.01.02 юрлицами с любой формой собственности, но только кроме казенных учреждений и органов власти — для бюджетных учреждений, указом Федерального Министерства Финансов от 30 марта 2015 года N52н, была подтверждена особая форма авансового отчёта (форма №0504505).
Как правильно заполнить авансовый отчет
Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:
- Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
- Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
- Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.
Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.
Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.
Подробнее об этом см. в статье «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью».
Трудный путь авансового отчета
Для начала разберемся, с какой целью создаются авансовые отчеты.
Сотруднику, который вернулся из командировки или купил канцтовары для нужд компании, важно, чтобы работодатель возместил ему все расходы. Для этого необходимо сформировать авансовый отчет, прикрепить к нему подтверждающие документы, дойти до руководителя и проставить его визу (руководитель же должен подтвердить целевое расходование денежных средств), затем как-то доставить (лично либо путем пересылки по почте) все эти бумажки в бухгалтерию.
Поскольку бухгалтерия работодателя заинтересована в том, чтобы расходы были подтверждены документами должным образом, она обязательно проверит правильность оформления документов и в случае чего может вернуть авансовый отчет на доработку. Если это произойдет, сотруднику придется вновь идти в бухгалтерию либо дожидаться доставки документов по почте, при этом нет 100%-ной гарантии, что документы не потеряются в пути.
Процесс оформления и согласования авансовых отчетов получается длительным и трудоемким. Можно ли как-то его упростить, облегчив жизнь и сотруднику, и работникам бухгалтерии? Единственный вариант — максимальная автоматизация процесса.
Почему бухгалтерия «придирается» к оформлению авансовых отчетов?
Прежде всего потому, что при расчете налога на прибыль произведенные работником расходы можно отнести на уменьшение налоговой базы только в случае, если эти расходы документально подтверждены, а приобретенное имущество (работы, услуги) используется в деятельности, направленной на получение дохода. Эти требования содержатся в п. 1 ст. 252 НК РФ. В нем также сказано, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Кроме того, правильное оформление расходов, понесенных через подотчетных лиц, имеет значение для исчисления НДФЛ и страховых взносов. Только при наличии подтверждающих документов компенсация таких расходов работнику не является выплатой в его пользу и, соответственно, не учитывается при расчете:
-
НДФЛ (письмо Минфина России от 08.04.2010 № 03‑04‑06/3-65);
-
взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ст. 420 НК РФ);
-
взносов на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).