Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приемка товара: 10 шагов от договора до продажи». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В договоре о поставке прописываются условия о внешнем виде и укомплектованности поставляемого изделия. Обязательного документа для всех сторон не существует. Многие компании руководствуются нормативно-правовым кодексом, основанным из двух директив Госарбитража СССР № П-6 и № П-7 в двадцатом веке. Если у организаций возникли спорные вопросы, то они могут сослаться на эту инструкцию. Когда в договоре не прописан такой пункт, то представители компаний ведут переговоры путем личных договоренностей. Для покупателя существует нормативный регламент приемки товара на складе по количеству и качеству п. 1 ст. 513 ГК РФ, по которому он осуществляет выборку либо на своей территории, либо на зоне поставщика.
На оптовую базу приезжает автотранспорт, который необходимо разгрузить и распределить коробки по складам. За всеми операциями следит материально ответственное лицо. В его задачу входит проверка на качество и количество, выбраковка испорченного по срокам продукта (скоропортящийся). Число кладовщиков зависит от объема поставляемой продукции и размеров оптовой базы. В небольших организациях, как правило, работает один человек.
Обязательным условием считается оформление товаросопроводительных бумаг, которые могут быть представлены транспортными накладными, счет-фактурами и железнодорожными мандатами. Если получение осуществляется на своей территории, то начальник ставит печать своей компании. Это говорит о том, что теперь отвечать за сохранность будет эта организация. Когда выгрузка проходит на местности поставщика, то есть в порту, на железнодорожной станции, на чужом складе, то получение происходит по доверенности с предъявлением паспортных данных.
Как осуществляется приемка и передача товара
В первую очередь, следует подготовить стеллажи и полки на складе. Для этого потребуется время, поэтому обе стороны договариваются заранее, когда привезут груз. Обычно хватает полчаса для освобождения зоны от ненужных вещей и выбора свободного временного периода. Чтобы не путать уже размещенный багаж от новопривезенного, работникам следует:
- Разноцветными мелками или маркерами разграничить зоны на полках.
- Для неподготовленных сотрудников составить схему принятия и повесить ее на видное место.
- Создать автоматизированную программу для учета. Она поможет выполнить все действия без ошибок во время пересчета.
- Купить и поставить качественный софт, который выявит недостатки и составит акт о несоответствии.
- Оснастить рабочую зону дополнительными стеллажами.
Пошаговый алгоритм приемки товара
Все правила указываются в договоре. Их количество зависит от нескольких факторов:
- используемого транспортного средства;
- места разгрузки;
- параметров груза.
Список составляется для каждой компании индивидуально, но за базу может использовать следующее:
- выполняется подъезд к месту размещения;
- проверка сопроводительной документации;
- определение размеров ворот для проезда транспорта;
- выделение пространства для разгрузки;
- подача оборудования для перевозки;
- осмотр, пересчет и взвешивание товаров;
- вывоз с помощью рохли на место хранения;
- сверка и оформление сопроводительных документов;
- регистрация актов в случае выявления бракованных или недостающих товаров;
- письменное оформление данных о получении груза в реестр;
- подготовка зоны для размещения и хранения.
Порядок составления договора
Документ поможет избежать претензий от покупателя в случае выявления факта недостачи, порванной упаковки, брака продукции. Можно использоваться приведенные выше инструкции и составить договор по специальным образцам – акт № ТОРГ-1, утвержденный Государственным комитетом статистики РФ №132 от 1998 г., М-7 N71 а.
Но законодательство позволяет не руководствоваться этими стандартами. Если, например, компании составили свой договор, в котором прописан индивидуальный порядок приемки. В этом случае в документе должны быть указаны сроки исполнения, места выгрузки, а также определены образцы сопроводительных документов – счетов-фактур, накладных. При заполнении документов должен быть рассмотрен пункт о возражении на наличие некачественного товара. Если покупатель подписал документ, в судебном порядке он сможет доказать свою правоту и, соответственно, не вернет брак поставщику. А это означает, что необходимо включить условие, которое гарантирует покупателю право подавать жалобы и претензии.
Общие правила приемки товара
Технические детали процедуры приемки обычно не оговариваются в договоре и отдаются на откуп экспедитору и складским работникам.
Но существуют общие правила действий при поступлении продукции, выполнение которых способствует исключению ошибок при подсчете количества товара и определении его качества.
- Проверка весового товара производится исключительно взвешиванием.
- Определение количества штучного, весового и объемного товара производится разными способами.
- Подсчет объемного товара производится по количеству выгруженных мест.
- При неповрежденной таре приемка осуществляется по указанным на ней данным. На товаросопроводительных документах (ТСД) может делаться пометка, что упаковка не вскрывалась.
- Допускается выборочная проверка качества запакованной продукции.
- С приемщиком товара должен быть подписан договор материальной ответственности.
- При большом количестве поставщиков необходимо планировать график доставки, что никого не задерживать.
- При наличии нескольких приемщиков товара желательно распределить между ними поставщиков на постоянной основе.
- При выявлении несоответствия в документах обязательно составляется акт.
- При отсроченном выявлении брака продукции в закрытой таре необходимо известить об этом поставщика, максимально сохранив упаковку.
В договоре приемки важно оговаривать сроки проверки товара магазином. Особенно актуально это для скоропортящейся продукции. Стандарты по срокам проверки следующие:
- при иногородней поставке: сутки для скоропортящейся продукции и 20 дней для остальной;
- при одногородней поставке: 4 часа для скоропортящейся продукции и 10 дней для остальной.
Чтобы контролировать продажи, магазин фиксирует принятые товары и их количество, а потом убирает проданные. Для этого нужна товароучетная система или хотя бы тетрадка. Магазины, которые платят НДС, обычно ставят товароучетку — это нужно для отчетов в налоговую.
После приемки товар нужно оприходовать — создать новый товар в базе или изменить количество у существующего. В товароучетных системах каждый товар описывают по нескольким атрибутам: наименование, тип товара, цена, размер НДС и другие. Если товаров много, процесс упрощает сканер: сотрудник не вводит названия товаров, а пробивает штрихкоды.
Товар появляется на балансе магазина — его можно продавать и вести учет.
| Проблема Сотрудник магазина оприходует товар после приемки полтора часа — надо вбить каждую строку из накладной и не ошибиться. |
Как правильно В магазине есть сканер, которым сотрудник пробивает товары после приемки. На процесс уходит 15 минут. |
Шаг 8. Розничная цена
Когда товар заносят в базу, для него рассчитывают розничную цену. Для этого используют общую наценку для одной категории товаров, например 20% для алкоголя, или назначают стоимость каждому товару в отдельности.
Какую розничную цену ставить, решает руководство магазина. Исключение — товары, для которых определена минимальная или максимальная розничная цена (МРЦ). Такое ограничение есть, например, на табак. Магазин может продать пачку дешевле МРЦ, чтобы выделиться среди конкурентов, но цена по закону не может быть ниже 75% от установленной. Цену на пачку с МРЦ 100 ₽ можно снизить максимум на 25 ₽, до 75 ₽.
| Проблема Директор магазина устанавливает розничные цены на товары после приемки. Это занимает до 40 минут. |
Как правильно Директор магазина изучает цены конкурентов и определяет уровень наценки — розничную цену меняют в зависимости от оптовой. На отдельные товары наценку снижает, чтобы продать быстрее. |
Прием товара по качеству
Согласно положениям ст. 469 ГК РФ, условие о качестве товара может быть установлено заключенным между поставщиком и покупателем договором. В том случае, если такого указания в договоре нет, стороны должны руководствоваться правилом о том, что передаваемый товар должен быть пригоден для использования в тех целях, в которых обычно применяются товары такого рода (п. 2 ст. 469 ГК РФ).
Однако иногда на практике становится довольно сложно определить, в каких случаях фактические качественные характеристики товара отвечают заявленным, а в каких — не соответствуют им. Если поставщик соглашается с тем, что поставленный им товар действительно является некачественным, проблем не возникает — стороны приходят к соглашению о замене товара или возврате денег самостоятельно. Если же поставщик отрицает тот факт, что качество поставленного товара не соответствует заданным критериям, к спору стоит привлечь эксперта. Такая точка зрения изложена в постановлении АС ВВО № Ф01-2398/15 по делу А43-2698/13 от 08.07.2015.
Приемка товаров по качеству
Прежде чем перейти к рассмотрению особенностей оформления получения товара, следует более детально рассмотреть вопрос о его приемке по качеству.
Общие юридические средства защиты интересов покупателя в данном случае предусмотрены ст. 475 ГК РФ. Критерии качества указаны в ст. 469 ГК РФ (определение ВС РФ от 15.09.2015 по делу А59-1045/14).
Гражданским законодательством не установлено, что именно доказывает некачественность товара. Зачастую для покупателя это становится проблемой (постановление 11 ААС от 24.09.2014 № 11АП-2207/14, определение ВАС РФ от 31.07.2014 № ВАС-10400/14 по делу А73-3055, постановление 7 ААС от 22.04.15 № 7АП-2558/15). В этом случае необходимо использовать судебную практику. При рассмотрении споров суды в качестве доказательств принимают следующие:
- переданный товар не соответствует качественным характеристикам, указанным в договоре или обязательным требованиям законодательства о техническом регулировании (постановление АС МО 23.10.2015 № Ф05-14399/15, постановление АС ВСО от 09.06.2015 № Ф02-2120/15 по делу А33-9943/14);
- экспертное заключение (постановление АС ВВО от 08.07.2015 № Ф01-2398/15 по делу А43-2698/13, постановление АС ВСО от 26.08.2015 № Ф02-3865/15 по делу А78-1831/14);
- согласие поставщика заменить некачественный товар (постановление ФАС СЗО от 08.04.2013 по делу № А56-10929/2012, постановление 17 ААС от 28.01.2014 № 17АП-15465/2013-ГК по делу А60-25333/13).
Как подготовиться к приемке-передаче товара
Приемка товара — процесс, сопровождающийся обязательной фиксацией каждого действия документально или с помощью фото. При этом обязательно присутствие представителя со стороны поставщика и покупателя, также допускается присутствие сторонних экспертов.
В ситуациях, когда место приемки товаров имеет значительное отдаление, необходимо оформить доверенность в отношении того, кто будет представлять интересы поставщика. Отсутствие такого документа может расцениваться как нарушение условий договора.
Заранее определите порядок действий, если будет повод для предъявления претензий к качеству продукции. В случаях, когда невозможно устранение недостатков, необходим отказ от выполнения договорных обязательств в одностороннем порядке.
Если у вас появились сомнения в отношении сопроводительных документов или товар не соответствует заявленным характеристикам, необходимо:
- отказаться от приемки и сфотографировать товар, а также сопроводительные документы;
- в накладных сделать отметку об отказе с указанием причины. При этом не подписывайте накладную поставщика. Сделайте фото обеих накладных;
- обеспечьте сохранность товаров в соответствии с п.1 ст.514 ГК РФ.
Руководитель организации после этого должен выпустить приказ о назначении комиссии для повторной приемки.
Процесс приемки-передачи товара регламентируется договором, который заключен между поставщиком и покупателем. Существует ряд обязательных условий:
- взвесить товар, чтобы узнать точный вес;
- пересчитать товар;
- внести сведения о том, что упаковка на таре, без признаков вскрытия и не подвергалась распечатыванию;
- подписать договор о материальной ответственности;
- при обнаружении несоответствий, обязательно составление акта.
График поставок составляется заранее, также допускается открытие коробки для выборочной проверки.
Если товар (работа, услуга) полностью не устраивает заказчика и он решает отказать в его приёме, заказчик должен оформить в ЕИС мотивированный отказ и направить его через ЕИС поставщику (исполнителю, подрядчику).
Если поставщик получил от заказчика обоснованный и подтверждённый экспертизой отказ, для него могут наступить негативные последствия, связанные с односторонним отказом заказчика от исполнения контракта и внесением в РНП. При одностороннем расторжении у поставщика есть 10 дней на исправление ситуации.
Если заказчик откажет в приёмке без каких-либо обоснований, исполнителю следует запросить пояснение причин отказа. В случае отсутствия ответа на запрос исполнитель может составить претензию либо обратиться в суд, если заказчик на неё никак не отреагирует.
Недостача, излишек или пересортица при приеме товара
Приемка товара – одна из самых важных процедур в работе склада или магазина. В случае если в процессе поступления не замечена недостача или излишнее количество продукции, то в будущем это негативно отразится на ее учете.
Самая распространенная ошибка, возникающая при приемке товара, – его недостача.
К этому приводят несколько причин:
- поставщик допустил ошибку при загрузке транспорта на своем складе;
- несоответствие качественным характеристикам, заявленных поставщиком, в том числе порча товара во время транспортировки;
- ошибка при оприходовании товара.
При выявлении недостачи, произошедшей в связи с расхождением по качеству или по количеству, необходимо заполнить акт по форме ТОРГ-2 (для российской продукции) и по ТОРГ-3 (для импортных поставок).
В случае получения количества продукции, превышающего указанное в договоре, можно:
- составить уведомление о возвращении излишка;
- принять весь товар и договориться о получении скидки;
- самостоятельно решить вопрос о продаже лишнего количества, учитывая расходы на поиск покупателя и отгрузку продукции;
- вернуть продукцию поставщику, если это условие указано в договоре.
Все действия, которые будут проводиться после выявления излишка, должны быть согласованы с организацией, совершившей отгрузку продукции, или заранее описаны в договоре.
При обнаружении недостачи одного вида продукции и излишка другого необходимо оформить документы о пересортице по форме ТОРГ-2 (или ТОРГ-3, если вы торгуете импортом) и составить претензию поставщику. Согласно правилам приемки товара такую поставку можно принять в полном объеме, не принимать или принять частично.
Например, при заказе 100 упаковок молока 2,5 % жирности в магазин привезли 80 упаковок 2,5 % и 20 упаковок 3 % жирности.
В таком случае правила приема товара в магазине допускают варианты:
- принять всю привезенную продукцию;
- принять 80 упаковок 2,5 % жирности;
- отказаться от приема всей доставленной продукции.
Общие правила приемки товаров
Начальную стадию складского технологического процесса составляют операции по поступлению и приемке товаров. Структура и количество этих операций зависят от места приемки и вида груза, а также вида транспортного средства, которым товары доставлены на склад.
Если товары поступили в железнодорожных вагонах, то выполняются следующие основные операции: проверка целостности пломб и вскрытие вагона; осмотр состояния поступившего груза (состояние укладки, тары и т.д.); разгрузка вагонов с укладкой товаров на поддоны или тележки; первичная приемка товаров по количеству (проверка соответствия числа тарных мест сопроводительным документам); доставка сформированных партий товаров на участок приемки, экспедиционный склад или в зону хранения.
При поступлении товаров в железнодорожных контейнерах операции выполняются по следующей схеме: проверка целостности пломб и состояния контейнера (отсутствие повреждений и поломок); строповка и перемещение контейнера на разгрузочную рампу; перемещение контейнера в зону приемки товаров.