Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как представителю отправить электронную доверенность при сдаче отчётности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 2022 года должны были измениться правила использования электронной подписи и составления доверенностей. В частности, бумажные доверенности должна была заменить машиночитаемая доверенность определённого формата. Но бизнес и госорганы оказались к этому не готовы.
Машиночитаемая доверенность
Федеральный закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации № 443-ФЗ» смягчил требования к переходу на обязательные машиночитаемые доверенности (МЧД).
Ранее предполагалось ввести новый регламент уже с 1 января. Однако обязательное применение МЧД отложили и ввели переходный период, предусматривающий добровольное применение электронных доверенностей до конца 2022 года.
Как сотруднику получить электронную подпись в 2022 году?
| По-старому | По-новому |
|---|---|
| Сотрудники подписывают документы электронной подписью, которая получена на организацию. Владельцы сертификата такой подписи — юридическое лицо и сотрудник, который действует по обычной бумажной доверенности. | Сотрудник получает подпись на своё имя как физическое лицо. Машиночитаемая доверенность передаёт ему право подписывать документы организации своей подписью физического лица. Такие документы будут действительны. |
Машиночитаемая доверенность: что это и для чего нужна
С 1 марта 2023 года по 31 августа 2023 года вводится переходный период для начала применения машиночитаемой доверенности. С 1 сентября 2023 года она станет обязательной. До этого времени можно использовать действующие доверенности на сотрудников, выданные до 2023 года.
МЧД представляет собой полную копию обычной доверенности, выполненной в цифровом формате. В неё вносится информация о доверенном лице, его обязанностях и полномочиях, а также данные об организации-доверителе, от имени которой он действует.
У каждого контролирующего органа будет своя форма МЧД — у ФНС она одна, у Социального фонда и Росстата другая. Машиночитаемая доверенность будет заполняться по специальной форме. Можно использовать форму из бухгалтерской программы (например, 1С). МЧД заверяет руководитель организации или ИП своей электронной подписью.
С помощью МЧД можно использовать ЭЦП физлица для:
- сдачи отчётности;
- работы на государственных порталах (ЕГАИС, Честный знак, и т.д.);
- участия в электронных торгах;
- подписания первичных документов, договоров и обмена документами с контрагентами;
- замены бумажной формы доверенности от руководителя во всех других случаях.
Если рассматривать законодательство Российской Федерации, а именно Федеральный Закон №14 статья 40 пункт 3, то становится ясно, что любые сделки от мени организации имеет право совершать только руководитель организации. Только он имеет право совершать обмен документами между контрагентами и подавать отчеты в госорганы.
В 2022 году сотрудники организаций будут получать не электронные подписи юридических лиц (содержат личные данные и данные организации), а ЭЦП для физических лиц (содержат только личные данные). Сертификаты юридических лиц смогут оформить только владельцы организаций.
Чтобы сотрудники могли работать как раньше, подписывать и подавать документы, работать с контрагентами и нужна МЧД.
Машиночитаемая доверенность дает сотруднику право представлять интересы организации. МЧД дает право подписывать электронные документы и работать с ЭДО от имени организации. Таким образом, используя обычную электронную подпись физического лица сотрудник сможет работать с ЭДО.
Плюсом МЧД также является освобождение от прохождения регистрации на сайте Налоговой службы, отмена необходимости создания бумажных копий документа и их личное предоставление в ФНС.
Как получить ЭП в налоговой: пошаговая инструкция
Сначала нужно отправить заявку, получить сертификат можно будет либо через территориальное подразделение налоговой службы, либо через любое доверенное лицо УЦ ФНС — в этом плане можно выбрать, что будет удобнее и быстрее.
Чтобы заказать электронную подпись ФНС, необходимо:
- Приобрести ключевой носитель (токен) для записи информации.
- Подготовить заявление. Специальной формы нет, но есть перечень информации, которая обязательно должна быть в заявлении:
- фамилия, имя, отчество заявителя;
- полное наименование заявителя-организации (для юридического лица);
- реквизиты основного документа, удостоверяющего личность заявителя;
- СНИЛС и ИНН заявителя (руководителя юрлица или ИП);
- ИНН организации;
- ОГРН организации или ИП;
- адрес электронной почты заявителя (если необходимо);
- подпись заявителя.
- Отправить заявку через личный кабинет налогоплательщика (если есть действующая электронная подпись), обратиться с заявлением к доверенному лицу УЦ ФНС или записаться на приём в территориальное подразделение Федеральной налоговой службы (если заявление готовится в бумажном виде).
- В назначенный день и время подойти за получением сертификата. При себе нужно иметь токен и документ, удостоверяющий личность. Если заявление подавалось электронно, останется только подтвердить личность и записать информацию на токен. Бумажное заявление можно не составлять заранее — достаточно просто записаться на приём. На приёме будет оформлено само заявление, после идентификации заявителя информация будет записана на токен.
- После получения сертификата нужно загрузить на рабочее место КриптоПро CSP, оплатив лицензию, и установить сертификат ЭП.
- Для настройки рабочего места, возможно, понадобится привлечение специалистов.
Образец доверенности в ИФНС
ДОВЕРЕННОСТЬ
Тридцать первое января две тысячи девятнадцатого года
Город Санкт-Петербург, Ленинградская область
Я, гражданин Российской Федерации Горбачев Иван Максимович 12.06.1970 года рождения, зарегистрированный в качестве индивидуального предпринимателя (ИНН 212121212121; ОГРНИП 212121212121211), паспорт 2121 323232, выдан отделом УФМС России по Ленинградской области 12 марта 2010 года, код подразделения — 222-222, проживающий по адресу: город Санкт-Петербург, улица Московская, дом 12, квартира 12,
ДОВЕРЯЮ
гражданке Российской Федерации Ивановой Ольге Павловне 30.05.1987 года рождения, паспорт 3333 333333, выдан отделом УФМС России по Ленинградской области 13 апреля 2013 года, код подразделения — 555-555, проживающей по адресу: город Санкт-Петербург, улица Весенняя, дом 13, квартира 34,
подавать документы для получения выписок из Единого государственного реестра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, получать от моего имени такие выписки и иные документы и справки в отделениях Федеральной налоговой службы Российской Федерации с правом подписи всех документов, подачи объяснений, заявлений (как письменных, так и устных), а также иных документов, необходимых для надлежащего выполнения настоящего поручения.
Подпись (личная подпись представителя) Ивановой О.П. удостоверяю.
Доверенность выдана без права передоверия сроком на 3 года.
Индивидуальный предприниматель: (личная подпись) Горбачев Иван Максимович
(место печати — при ее наличии)
Еще больше материалов по теме в рубрике: «Доверенность».
Потребуется ли нотариально подтверждать бумагу?
Нужно ли заверять документ у нотариуса? Однозначно! Для индивидуальных предпринимателей нотариальное заверение доверенности является обязательным.
Не всегда есть возможность лично присутствовать в ИФНС. В таких случаях спасает передача своих полномочий представителю. Читайте о том, как составить доверенность на представление интересов физического или юридического лица, в том числе на получение документов, снятие ККМ с учета и получение выписки из ЕГРЮЛ.
Оформление доверенности для ИП обязательно заверяется нотариусом и имеет юридическую силу перед налоговой инспекцией. Доверенность облегчает процесс документооборота и освобождает предпринимателей от бюрократии, связанной с визитами в налоговую инспекцию.
Подтверждение полномочий при представлении декларации по ТКС
Процедура подачи отчетности в электронном виде по ТКС имеет специфические особенности. Данная процедура предусмотрена в Методических рекомендациях по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, которые утверждены Приказом ФНС России от 02.11.2009 N ММ-7-6/534@ . Этот документ определяет последовательность электронного документооборота с электронной цифровой подписью (ЭЦП), в том числе при представлении декларации (расчета) уполномоченным представителем налогоплательщика.
Методические рекомендации вступают в силу с даты, установленной приказом о внедрении в промышленную эксплуатацию программного обеспечения участников информационного взаимодействия в электронном виде, обеспечивающего исполнение данного документа (п. 5 Приказа ФНС России от 02.11.2009 N ММ-7-6/534@).
Согласно Методическим рекомендациям подтверждение полномочий представителя при передаче декларации по ТКС осуществляется следующим образом.
Полученная представителем налогоплательщика доверенность должна быть заверена ответственным лицом (нотариусом, руководителем организации, индивидуальным предпринимателем).
До осуществления своих функций, то есть до представления налоговой декларации (расчета), уполномоченный представитель обязан направить в налоговую инспекцию заверенную доверенность в бумажном виде либо ее копию (в виде сканированного оригинала доверенности). Доверенность должна быть представлена в налоговый орган по месту постановки на учет налогоплательщика, а также по месту постановки на учет обособленных подразделений организации (при их наличии), имущества и транспортных средств. То есть доверенность (копия доверенности) направляется во все территориальные налоговые инспекции, являющиеся конечным получателем той или иной налоговой отчетности налогоплательщика.
Примечание. Копия доверенности сохраняется в налоговом органе в течение трех лет после истечения срока действия доверенности.
В сроки, установленные для подачи декларации, одновременно с ней уполномоченный представитель направляет информационное сообщение о реквизитах выданной ему доверенности. При этом в программном обеспечении представителя налогоплательщика выполняются следующие действия:
- формируется налоговая декларация (расчет) в электронном виде в соответствии с утвержденным форматом и порядком ее заполнения и подписывается электронной цифровой подписью представителя налогоплательщика;
- формируется информационное сообщение о реквизитах доверенности, выданной данному представителю, и подписывается ЭЦП представителя налогоплательщика;
- формируется транспортное сообщение, содержащее зашифрованные для налогового органа и подписанные ЭЦП представителя налоговую декларацию (расчет) и информационное сообщение о реквизитах доверенности;
- сохраняются подписанные ЭЦП представителя налогоплательщика налоговая декларация (расчет) и информационное сообщение о реквизитах доверенности.
Проверка полномочий представителя налоговым органом
При получении электронных документов уполномоченного представителя (налоговой декларации (расчета), информационного сообщения о реквизитах доверенности и транспортного сообщения) налоговый орган осуществляет первичную и окончательную проверку полномочий представителя.
При первичной проверке устанавливается право уполномоченного представителя отправлять в налоговый орган налоговую декларацию (расчет). Эта проверка проводится в течение четырех часов с момента поступления документов. Она заключается в следующем. При отправке представителем в налоговый орган отчетности в документах необходимо наличие файла с информационным сообщением о доверенности, выданной представителю. При этом должны совпадать:
- ИНН представителя в именах файлов налоговой отчетности и информационном сообщении о доверенности;
- соответствующие реквизиты (ИНН налогоплательщика, ИНН представителя, реквизиты физических лиц) в файле информационного сообщения о доверенности и файле налоговой декларации (расчета);
- реквизиты физического лица и наименование организации представителя в файле информационного сообщения о доверенности с соответствующими реквизитами владельца (владельцев) ЭЦП в сертификате электронной цифровой подписи.
Окончательная проверка проводится в течение четырех часов с момента поступления электронных документов в программный комплекс налогового органа для их дальнейшей обработки. Документы поступают в программный комплекс, если нет оснований для отказа в приеме налоговой декларации при первичной проверке. Программный комплекс налогового органа — специализированный программный комплекс, используемый налоговыми органами в целях осуществления налогового администрирования.
В результате окончательного контроля налоговые органы проверяют право уполномоченного представителя подписывать налоговую декларацию. Проверка осуществляется исходя из информации, имеющейся у налоговых органов.
Законный представитель
Законным представителем организации признается лицо, уполномоченное выражать ее интересы на основании закона или учредительных документов (то есть без доверенности). Основание — пункт 1 статьи 27 НК РФ. Например, таким посредником является:
- для общества с ограниченной ответственностью и акционерного общества — их единоличный исполнительный орган. Это генеральный директор, президент или другое лицо (ст. 40 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 69 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);
- для производственного кооператива — его председатель (ст. 17 Федерального закона от 8 мая 1996 г. № 41-ФЗ);
- для полного товарищества — его участник, если учредительным договором не установлено, что все его участники ведут дела совместно, либо ведение дел поручено отдельным участникам (ст. 72 ГК РФ).
Полномочия законного представителя организации подтверждают документы, удостоверяющие его служебное положение, в том числе копии учредительных документов.
Передоверие полномочий
Уполномоченный представитель должен лично совершать те действия, которые обозначены в выданной ему доверенности. Он может передоверить их выполнение другому гражданину или организации. Для этого надо, чтобы в документе было указано, что ему разрешается это сделать. Передоверие без такого указания возможно только в силу обстоятельств для охраны интересов лица, чьи интересы выражаются.
Допустим компания оформила доверенность сторонней фирме с правом передоверия полномочий ее сотруднику. Тогда в этой бумаге ей следует указать на такое право.
Уполномоченный представитель, передавший полномочия, должен известить об этом доверителя и сообщить ему необходимые сведения о новом обладателе полномочий. Неисполнение этой обязанности возлагает на передоверителя ответственность за действия лица, которому он отдал полномочия, как за свои собственные.
Доверенность, выданная в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена. Период ее действия не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана (ст. 187 ГК РФ).
Предположим ведение учета фирма передала специализированной организации. Вместе с тем, руководитель последней вручил свои полномочия по подписанию налоговой и бухгалтерской отчетности своему работнику. В этой ситуации при представлении в налоговый орган деклараций фирмы сторонняя организация должна приложить к отчетности:
- документ, подтверждающий полномочия своего руководителя, на подписание декларации;
- документ, который подтверждает полномочия физического лица, подписавшего декларацию, на такие действия.
Кроме того, необходимо руководствоваться установленным порядком заполнения формы налоговых деклараций по конкретному налогу, в том числе предусматривающим положения о подтверждении достоверности и полноты сведений в налоговой декларации уполномоченным представителем налогоплательщика.
Отчетность представляется по ТКС
При представлении отчетности в электронном виде по ТКС необходимо руководствоваться Методическими рекомендациями, которые утверждены приказом ФНС России от 2 ноября 2009 г. № ММ-7-6/534@. Согласно им, доверенность (ее копию), удостоверяющую право подтверждать достоверность и полноту сведений, указанных в декларации, представитель налогоплательщика направляет в инспекцию до сдачи им налоговой отчетности в электронном виде. Ее копия сохраняется в ИФНС в течение трех лет после истечения срока действия названного документа.
Программным обеспечением на стороне представителя последовательно выполняются действия по формированию:
- налоговой декларации в электронном виде в соответствии с утвержденным форматом и порядком ее заполнения;
- информационного сообщения о реквизитах доверенности, выданной данному представителю;
- транспортного сообщения, содержащего зашифрованные для налогового органа декларацию и информационное сообщение о реквизитах доверенности.
Сформированные отчетность, информационное и транспортное сообщения представитель подписывает своей электронной цифровой подписью.
Представитель сохраняет подписанные своей электронной цифровой подписью декларацию и информационное сообщение о реквизитах доверенности.
Законный представитель
Законным представителем организации признается лицо, уполномоченное выражать ее интересы на основании закона или учредительных документов (то есть без доверенности). Основание — пункт 1 статьи 27 НК РФ. Например, таким посредником является:
- для общества с ограниченной ответственностью и акционерного общества — их единоличный исполнительный орган. Это генеральный директор, президент или другое лицо (ст. 40 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 69 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);
- для производственного кооператива — его председатель (ст. 17 Федерального закона от 8 мая 1996 г. № 41-ФЗ);
- для полного товарищества — его участник, если учредительным договором не установлено, что все его участники ведут дела совместно, либо ведение дел поручено отдельным участникам (ст. 72 ГК РФ).
Отчетность представляется по ТКС
При представлении отчетности в электронном виде по ТКС необходимо руководствоваться Методическими рекомендациями, которые утверждены приказом ФНС России от 2 ноября 2009 г. № ММ-7-6/534@. Согласно им, доверенность (ее копию), удостоверяющую право подтверждать достоверность и полноту сведений, указанных в декларации, представитель налогоплательщика направляет в инспекцию до сдачи им налоговой отчетности в электронном виде. Ее копия сохраняется в ИФНС в течение трех лет после истечения срока действия названного документа.
Программным обеспечением на стороне представителя последовательно выполняются действия по формированию:
- налоговой декларации в электронном виде в соответствии с утвержденным форматом и порядком ее заполнения;
- информационного сообщения о реквизитах доверенности, выданной данному представителю;
- транспортного сообщения, содержащего зашифрованные для налогового органа декларацию и информационное сообщение о реквизитах доверенности.
Доверенность на сдачу отчетности в налоговую. Бланк и образец 2020 года
Каждая компания должна сдавать отчетность в инспекцию. Как правило, подачей документов занимается не руководство, а уполномоченные сотрудники. И они должны подтвердить свои полномочия. Для этого создается доверенность на сдачу отчетности в налоговую.
Скачать документбесплатно
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк доверенности на сдачу отчетности в налоговую .docСкачать образец доверенности на сдачу отчетности в налоговую .doc
Подавать отчетность без доверенности может только руководитель компании. Он имеет право представлять интересы фирмы, заключать сделки, издавать приказы, подавать налоговую отчетность.
Основание – пункт 3 статьи 40 ФЗ №14 от 8.02.1998 г. Всем остальным сотрудникам для действий от имени компании требуется доверенность. То есть, если она отсутствует, в приеме отчетности могут отказать.
И такой отказ будет вполне правомерным.
Доверенность на сдачу отчетности в ПФР
Каждый квартал, организация обязана сдать в пенсионный фонд информацию о начислениях, уплаченных страховых взносах сотрудников. Доверенность сдачи отчетов в ПФР дает право представлять интересы доверителя в пенсионном фонде (ПФР) сотруднику: бухгалтеру, секретарю и пр.
Требования к доверенности для ПФР:
- название документа, дата составления;
- полное наименование организации, КПП, ИНН, ФИО директора;
- ФИО сотрудника, занимаемая должность на текущий момент и паспортные данные— серия и номер, дата выдачи;
- доверенные полномочия (сдача отчетов);
- подпись доверенного лица, заверенная и подписью директора, и печатью организации (ПФР, если отправляете скан доверенности);
- указать срок действия